Evita las interrupciones y distracciones.

Una mirada a un correo electrónico puede robarte 15 minutos de concentración. Una llamada, un tweet, un mensaje instantáneo pueden destruir tu agenda, forzándote a cambiar una reunión o eliminar cosas realmente importantes, como el amor y la amistad, Jacqueline Leo.

Internet es una bendición no cabe ninguna duda. Sin embargo, las nuevas tecnologías, los medios de comunicación, nuestros teléfonos inteligentes, las aplicaciones de mensajería, videojuegos y las redes sociales, sus numerosos estímulos, notificaciones y reclamos, sus casi infinitas posibilidades de información, comunicación y ocio son también una maldición, un obstáculo para una vida sana y una comunicación efectiva, para aprender, crecer y trabajar productivamente. ¿Cuántas veces estamos trabajando o estudiando concentrados y se nos interrumpe con una llamada telefónica, un correo electrónico, un mensaje o una notificación?

Por supuesto, siempre ha habido el típico compañero del trabajo, arquetipo del pesado o plasta, haciéndonos cualquier pregunta o el charlatán que no para de hablar ni debajo de agua que ralentiza y nos hace perder el tiempo miserablemente, pero ahora las opciones se han multiplicado. Para muestra un botón: ¿Cuántas veces estamos tratando de encontrar información, resolver una duda y al buscar en Google terminamos leyendo un contenido completamente diferente? Las interrupciones son el obstáculo más importante para entrar en un estado de flujo y, en consecuencia, para poder ser productivos y eficientes. Nos impiden conseguir nuestros objetivos y alcanzar el éxito.

¿Qué puedes hacer?

1. Despeja tu escritorio de cosas innecesarias, en las que no estés trabajando actualmente: papeles, botellas de agua y latas vacías, libros, Pendrives, etc. Tira sin piedad, mantén tu escritorio siempre limpio y bien organizado.

   También puedes comprar archivadores, brazos para monitores, lámparas de pie, organizadores o divisores de cajones o bandejas de oficina apilables para ayudarte a organizar mejor tu escritorio.

2. Desconecta. Apaga el móvil, la tableta y el ordenador, cierra la sesión en las redes sociales y aplicaciones de mensajería, desactiva las notificaciones del teléfono. No contestes llamadas telefónicas (utiliza un buzón de voz o un contestador automático), no consultes el correo electrónico, las aplicaciones de mensajería instantánea, olvida las notificaciones y avisos, y no hables con nadie. Graba un mensaje de voz personalizado para que los que te llamen sepan que los llamarás cuando estés libre.

3. Cierra todas las pestañas del navegador y las aplicaciones que no sean estrictamente necesarias para tu trabajo, especialmente aquellas relacionadas con las redes sociales, aplicaciones de mensajería (indica que estás ausente u ocupado), videojuegos y correo electrónico (mejor atenderlo por bloques dos o tres veces al día que asignes a este propósito que leerlos según vayan llegando). Utiliza editores de texto minimalistas y a pantalla completa para conseguir inspirarte, concentrarte y escribir sin distracciones (Writemonkey, beat, FocusWriter, Vim) o utiliza el modo Zen (VSCode, Scrivener).

4. Permanece en un lugar tranquilo y solitario. Informa a tus familiares, secretaria, compañeros, hijos, etc. que estás trabajando y que no quieres que se te interrumpa. En una oficina, pon el típico cartel de ocupado en tu mesa o en la puerta de tu despacho. Ponte tapones y/o auriculares con cancelación de ruido y escucha música clásica, ambiental, instrumental o ruido blanco para poder desconectar de tu entorno; cualquier otro tipo de música con letras es generalmente una distracción.

5. Utiliza un calendario, aplicación de agenda o para tomar notas o de lista de tareas pendientes como, por ejemplo, todoist, Any.do, TickTick, Taskwarrior, Sleek, Evernote, o una herramienta por el estilo con los pensamientos, ideas o tareas que se te ocurren mientras trabajas y que hay que hacer o considerar, pero que en ese momento tienen poco valor.

   Así conseguirás: (1) Dejar de preocuparte por ellas y concentrarte en lo que tienes entre manos; (2) No olvidar tareas, eventos o reuniones importantes que realmente necesitas realizar; (3) Controlar mejor tu carga de trabajo al saber, en todo momento, qué tienes planificado realizar y la prioridad de las diferentes tareas. ¡Ten cuidado! No aceptes más tareas y responsabilidades de las que sinceramente puedes incluir en tu horario de trabajo y deja suficientes huecos para imprevistos.

6. Establece una rutina de trabajo diaria y semanal que aproveche al máximo tu tiempo, energía y atención, crea bloques temporales para tareas específicas, realizar ejercicio y para descansar. Es mucho más eficiente atender tus correos electrónicos, mensajes y las llamadas telefónicas en bloque, en uno o varios momentos del día planificados precisamente para este propósito, que responderlos conforme van llegando. Otra idea es crear etiquetas o filtrar los correos. Así, por ejemplo, podrías atender ahora solo los correos de tu jefe marcados en rojo chillón. Análogamente sucede con las redes sociales, videojuegos y los programas de mensajería: debes establecer límites de uso y delimitar espacios temporales estrictos para ellos.

7. Además, cuando navegues por Internet se eficiente, por ejemplo, utiliza agregadores de noticias como Feedly, Flipboard, Newsflow, NetNewsWire, Newsboat, NewsFlash o NewsBlur que con la tecnología RSS permiten centralizar, en un solo lugar, la información actualizada de todos los sitios web que son relevantes para ti. Restringe los resultados de la búsqueda en Google como, por ejemplo, podrías especificar el filtro estricto en SafeSearch para prevenir texto e imágenes explícitas cuando estás trabajando.

8. Haz el trabajo rutinario cuando tengas muchas interrupciones y tu nivel de atención y energía sea bajo. No malgastes demasiado tiempo o esfuerzo en tareas mecánicas y rutinarias, cosas sin importancia o reuniones improductivas. Dedícate a fondo a las tareas más importantes, de mayor valor. Asígnales espacios de tiempo donde estés más descansado, te sea más fácil alcanzar el estado de flujo y sepas que se producen pocas interrupciones.

9. Si alguien te interrumpe, habla, pregunta o te pide realizar algo, tienes las siguientes opciones: tranquilízate, respira profundamente y dile que no asertivamente pero con delicadeza y tacto; delégalo en otra persona; apúntalo en tu agenda, calendario o lista de tareas pendientes para hacerlo más tarde a lo largo del día o de la semana; interrumpe lo que estás haciendo para atender su petición. Este último caso debería ser la excepción, no la norma y debería incluir solo aquellas tareas realmente importantes y urgentes.

10. Es importante también saber discernir cuando es el momento para las comunicaciones electrónicas, redes sociales y para Internet, y cuando es tiempo para tener espacios de calidad con tu pareja, hijos, familiares y amigos. En esos momentos, no realices multitarea con tu teléfono, portátil, tableta, etc. mientras estés con ellos. Ofréceles ese tiempo para ellos en exclusividad, tú y ellos os lo merecéis. Quizás puedas plantearte momentos o días de desconexión total para dedicárselos por completo a tus seres queridos. ¡Solo se vive una vez, disfruta de la vida, sácale el máximo provecho!