Escribir correos electrónicos

El correo electrónico adecuado es un equilibrio entre la cortesía y la concisión. A menudo, menos de cinco frases resulta en una comunicación brusca y grosera, más de cinco te hacen perder el tiempo, Guy Kawasaki.

La comunicación es el flujo o intercambio de información entre las personas. Requiere un mensaje (QUE se comunica), un emisor (por QUIEN), un receptor (a QUIEN), un canal (a través de que medio) y un código (en que forma). Tienes que adaptar tu mensaje y estilo de comunicación al medio y al receptor. Por ejemplo, no es lo mismo una comunicación personal cara a cara con un amigo que una comunicación asíncrona, como el correo electrónico, con un jefe o un profesor.

Un correo electrónico es una forma de comunicación escrita, un método para enviar mensajes entre ordenadores a través de Internet. Los servicios de correo electrónico no son seguros. No envíes datos sensibles o información confidencial por correo electrónico, ya sea escrito en el cuerpo o como archivo adjunto. Las mejores opciones son: Proton Mail (una cuenta gratuita de ProtonMail admite 500 MB de almacenamiento de correo electrónico), Tutanota, Mailfence (una cuenta gratuita de Mailfence proporciona 500 MB), Posteo y mailbox.org.

Cuando escribas un correo, considera estas ideas:

1. Evita las faltas de ortografía y gramaticales, los errores de puntuación y utilizar un estilo de escritura descuidado y pobre. Emplea algún corrector ortográfico y gramatical (Grammarly, Ginger, ProWritingAid, y Hemingway) y, si el mensaje es muy importante, busca a alguien que te lo revise.

2. Indica en el correo claramente el asunto (el propósito del correo) e incluye una firma o despedida.

3. Los correos electrónicos deben siempre incluir: un saludo inicial, por ejemplo, Estimado Sr./Sra. Nombre, Distinguido/a Señor/a, Sr. Director/Sra. Directora, A quien pueda interesar; un cuerpo con el mensaje propiamente dicho que incluye típicamente una presentación y el motivo del correo; un mensaje de despedida o comentario de cierre (Quedo a la espera de recibir noticias suyas. Estoy a su entera disposición para cualquier consulta o aclaración. Agradezco de antemano su interés y ayuda. Ruego se ponga en contacto conmigo a la mayor brevedad posible) y la firma final.

4. Las firmas son importantes y necesarias. Proporcionan información de contacto y podrían ser parte de tu estrategia de marca y marketing. Las firmas deben siempre contener el nombre, apellidos, nombre de la compañía e información de contacto (página Web de la empresa, dirección física, teléfono de contacto), enlaces o links a tus redes sociales y otros, por ejemplo, Antes de imprimir este correo electrónico, piense bien si es necesario hacerlo: El medio ambiente es cuestión de todos. Este mensaje va dirigido, de manera exclusiva, a su destinatario y puede contener información confidencial y sujeta al secreto profesional, cuya divulgación no está permitida por Ley…

   Todos los servicios de correo te permiten configurar una firma que se añade automáticamente a todos tus correos. Puedes utilizar servicios como WiseStamp, un generador de firmas de correo electrónico gratuito que se integra con tu cliente de correo electrónico. Te ayuda a crear y diseñar fácil y rápidamente firmas de correo electrónico chulas y profesionales.

5. Cuando escribes en mayúsculas se considera que estás gritando. No es correcto, recomendable y estéticamente no queda bien tampoco. Se trata de una gran violación de la etiqueta en Internet.

6. No te enrolles como las persianas. Es un correo electrónico, no un artículo, entrada en un blog o un ensayo, exprésate con claridad, sencillez y concisión. Se breve, simple y directo.

   Reduce tu mensaje al máximo. Elimina todas las palabras innecesarias y, por supuesto, no te repitas. Usa oraciones cortas, lenguaje simple y evita la jerga, el argot y el lenguaje pedante. No empaquetes demasiadas palabras y frases en el mismo párrafo.

7. Sin embargo, no vayas al extremo opuesto. No lo confundas con un programa de mensajería instantánea, un tuit o un SMS. En consecuencia, evita el argot, lo modismos, los acrónimos y las abreviaturas. Tampoco, suele ser conveniente los emoticonos.

8. Cuando termines de escribir el correo, revísalo y observa que no pueda ser malinterpretado; al menos, trata de evitar malentendidos porque tu receptor no tiene el beneficio de poder ver y leer tu expresión facial y lenguaje corporal o escuchar tu voz.

9. Guarda los mensajes de correo electrónico más importantes, es decir, aquellos en los que se toman decisiones, asumen responsabilidades o adoptan compromisos, que muestran el por qué se tomó una determinada decisión, peticiones formales o quejas, etc.

10. Seguridad: No hagas clic en enlaces incompletos o sospechosos, en lo que no confíes plenamente. No descargues ni abras archivos adjuntos sospechosos, evita las redes WiFi públicas, usa contraseñas seguras y autenticación de dos factores, cifra tus correos electrónicos, asegúrate de que tu equipo está actualizado y protegido con algún paquete antimalware.

El correo electrónico es, típicamente, muy eficiente pues nos permite estar en contacto, expresar nuestras ideas y resolver problemas en un tiempo mucho menor que una llamada telefónica. Normalmente, cuando llamamos a alguien no solo hablamos del asunto que queríamos tratar sino que la conversación termina derivando en uno y mil temas (familia, salud, deportes, otros proyectos, etc.) y, en consecuencia, dilatándose en el tiempo, mucho más de lo que queríamos o deberíamos dedicarle. Además, con el correo electrónico queda constancia escrita de la conversación (muy útil en un contexto profesional) y puedes enviar archivos adjuntos. Es posible que desees aprovechar servicios como WeTransfer para archivos grandes (te permite enviar hasta 2 GB de forma gratuita). Es una forma sencilla y gratuita de transferencia de archivos por Internet.

Ciertamente, la comunicación interpersonal es, a veces, necesaria y ciertos asuntos son más sencillos y convenientes de tratar cara a cara pero tampoco tiene que ser la norma, es decir, podemos seleccionar un medio u otro dependiendo del tema o asunto a tratar, las circunstancias, el receptor, el contexto, la necesidad de productividad de un momento dado, etc.