Gestión eficiente e inteligente de tu tiempo.

El tiempo es lo que más deseamos pero lo que peor utilizamos, William Penn.

Preserva tu potencia creativa para las cosas que realmente importan, Tim Ferris.

Quizás, desees considerar las siguientes ideas para gestionar más eficazmente tu tiempo:

• Define claramente tus objetivos, planifica tus tareas ayudándote de una agenda y compártelo con tu compañero/a, amigo/a, pareja, etc.

• Con una periodicidad semanal asegúrate de que logras todos o la mayoría de tus objetivos de corta duración, específicos y evaluables.
• ¿Estás estresado? Revisa y elimina las tareas no importantes.

¿Cómo puedes eliminar tareas no esenciales para hacer espacio para las que son verdaderamente importantes y significativas?

1. A veces, somos demasiado perfeccionistas en tareas que no son para nada esenciales por lo que puede convenir hacerlas más para salir del paso, más rápidamente o al final del día, cuando estamos más cansados y somos menos productivos. Considera que tu tiempo es un recurso escaso que debes gestionarlo bien y conforme a tus prioridades.

2. En general, no debes hacer las tareas tan bien como puedas sino tan bien como convenga o se requiera, considerando: qué resultados y estándares de calidad se esperan, los beneficios que obtendrás, con qué recursos humanos y materiales cuentas y los plazos de entrega.

3. A menudo no se trata de trabajar más, de echar más horas que un reloj sino de ser más inteligentes, productivos y eficientes. Además, procura no desperdiciar tu tiempo: comprueba tu correo electrónico dos veces al día; limita el tiempo que dedicas a las redes sociales, a la caja tonta y a chatear con las aplicaciones de mensajería instantánea; evita reuniones sin un propósito claro y bien definido.

4. Otras veces, podemos compaginar ciertas tareas en paralelo para ganar tiempo. Por ejemplo, puedes atender una llamada, aprender idiomas, marketing, etc. escuchando un podcast, viendo un vídeo o desde una app en tu móvil mientras estás limpiando, poniendo la lavadora, planchando, haciendo ejercicio, paseando al perro, cocinando, en el camino de ida o vuelta al trabajo, etc.

   

5. También, a veces, hay que delegar la realización de ciertas actividades a nuestros subordinados, hijos, etc. o, simplemente, aprender a decir “no”. Delegar es un “arte”, no una ciencia, que todos precisamos adquirir y que requiere:

• Definir claramente y sin ambigüedad la tarea a delegar. Sé claro y directo, describe los resultados que esperas, recursos humanos y materiales, fechas de revisión y plazos, así como, selecciona la persona idónea para acometerla.

• Enseñar a la persona en quien delegamos, prepararla, darle la información, herramientas y recursos necesarios para que pueda acometer con éxito la tarea. Incluso cuando haya acabado esta etapa de formación inicial, deberemos procurar darle nuestro apoyo y confianza, así como, la autoridad que requiera para acometer sus nuevas obligaciones.

• Darle autonomía, dejar a dicha persona hacer la tarea con su propio estilo, a su manera, aportando su personalidad y aptitudes. Se debe especificar qué se quiere, el/los objetivo/s pero el cómo debe dejarse, en la medida de lo posible, a la libertad de la persona en quién delegamos. Esto no entra en contradicción con ofrecerle una retroalimentación positiva y constructiva, con aportarle tus ideas y consejos.

• Revisar y supervisar los resultados obtenidos. Es decir, delegar no es un cheque en blanco, todavía somos responsables del proyecto y queremos que los resultados se ajusten a los objetivos, calidad y fechas previstas.

• Agradecer y reconocer públicamente el trabajo bien hecho cuando dicha persona haya cumplido los objetivos propuestos en los plazos fijados y con la calidad pre-establecida.

La delegación no es solo una necesidad para nosotros (para una adecuada gestión de nuestro tiempo y redoblar nuestros esfuerzos donde sea más necesario), también es imprescindible para nuestros hijos, equipo de trabajo, empleados, etc. Al delegar, les permitimos crecer, ser autónomos, aumentar su autoestima, confianza y competencia.

• Controla cómo te comunicas con las personas. Por ejemplo, puede que pierdas demasiado tiempo por teléfono o con aplicaciones de mensajería instantánea para concertar o programar entrevistas o reuniones cuando utilizando plantillas preformateadas y aplicaciones de productividad es mucho más rápido y eficiente.

  

• Se realista y no sobrecargues la agenda más de la cuenta. Procura incluir en ella espacios para los imprevistos. Deja espacio para lo inesperado y podrás lidiar con las tormentas mejor que los demás. Una agenda apretada no solo puede afectar a tu salud (estrés, insomnio, dolores de cabeza y espalda, etc.) y bienestar sino que repercutirá negativamente en tu productividad, en la calidad de tus resultados y de tus relaciones personales.

• Revisa la planificación realizada: ¿Se han alcanzado los objetivos que te propusiste? ¿Puedes mejorar tu productividad, necesitas delegar o puedes automatizar ciertas tareas? ¿Has tenido el tiempo suficiente para mantener y expandir relaciones positivas y significativas con los que te rodean?