Cómo conquistar tu correo y tener tu bandeja de entrada bajo control

No existe una fórmula para el correo electrónico perfecto: el mensaje auténtico y honesto funciona.

Scott, recibo correos electrónicos de un mapache. Después de eso, ya nada me suena loco, Natasha Romanoff.

El correo electrónico es el intercambio de mensajes almacenados en ordenadores entre personas que usan dispositivos electrónicos. Se han vuelto ubicuos y esenciales en nuestras vidas, tanto a nivel personal como profesional. Los correos electrónicos generalmente están codificados en texto ASCII plano y no suelen estar encriptados.

Gmail

Gmail es un servicio de correo electrónico gratuito proporcionado por Google. Es el servicio de correo electrónico en la web más popular con más de 1500 millones de usuarios activos en todo el mundo. Sin embargo, la práctica de Google de analizar los correos electrónicos tanto entrantes como salientes ha sido ampliamente criticada por cuestiones de privacidad.

Otras opciones son: ProtonMail (este es el más conocido de los servicios de correo electrónico seguro con sede en Suiza), Mailfence, Tutanota, Mailbox.org o Posteo.

1. Enviar un correo electrónico: haz clic en + Redactar en la esquina superior izquierda de Gmail. En el cuadro de texto Para, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario (la persona a la que deseas enviar el correo electrónico), un asunto claro y conciso para que el destinatario sepa de qué trata el correo y tu mensaje. Además, puedes formatearlo, insertar emojis, enlaces, archivos (Adjuntar archivo), firmas (Más opciones, Insertar firma) y fotos. Cuando termines, presiona el botón Enviar.
   CC es una copia del correo electrónico que estás enviando. BCC es una copia oculta del correo electrónico que estás enviando. Es invisible para ambos destinatarios, es decir, de los campos Para y CC.

   Solo envía los correos electrónicos necesarios, a veces es mejor coger el teléfono y hablar con un compañero, socio, cliente o amigo en persona. Mantén tus correos electrónicos sencillos y breves, con oraciones cortas y simples, al grano y sin florituras. Se directo y claro, pero con educación y buenas maneras. Evita el lenguaje informal, la jerga, los modismos y las abreviaturas inapropiadas. Comprueba el estilo y tono de tu correo y asegúrate de revisar los errores gramaticales, ortográficos y tipográficos.

2. Para abrir un correo electrónico, haz clic en el nombre del remitente o en el asunto del correo electrónico.
3. Para buscar un correo electrónico, puedes navegar a través de tu bandeja de entrada o, simplemente, hacer clic en la barra de búsqueda y luego escribir la dirección de correo electrónico del remitente o el asunto.
4. Para eliminar uno o más correos electrónicos, selecciona los correos electrónicos haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada correo electrónico que desees eliminar, luego pulsa sobre el icono de la Papelera.  
5. Para marcar como importante un correo electrónico, selecciona el/los correo/s electrónico/s haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada correo electrónico que deseas marcar como importante, luego haz clic en la estrella justo a la derecha de la fecha y hora.
6. Para archivar uno o más correos electrónicos, selecciona los correos electrónicos haciendo clic en la casilla de verificación a la izquierda de cada correo electrónico que desees archivar, luego pulsa sobre el icono de la flecha hacia abajo. Se eliminarán de tu bandeja de entrada, pero siempre los tendrás disponibles en Todos (Más, Todos). Es una característica muy útil y te permite despejar tu bandeja de entrada.
7. Si recibes un correo electrónico no deseado, no lo abras bajo ningún concepto y mucho menos, hagas clic en ningún enlace de dicho correo, simplemente selecciónalo y márcalo como correo no deseado haciendo clic en el icono ! (Marcar como spam).
8. Organiza tu correo electrónico a través de etiquetas (carpetas) o categorías que tengan sentido para ti en tu bandeja de entrada, por ejemplo, Revisar, familia, trabajo, importante, papeleo, etc. Primero, haz clic en el ícono de engranaje , luego Ver todos los ajustes, Etiquetas, desplázate hacia abajo hasta la sección Etiquetas y haz clic en Nueva etiqueta. Crea tantas etiquetas como necesites para tener tu correo bien organizado. En segundo lugar, selecciona algunos correos electrónicos, luego haz clic en el ícono Mover a y haz clic en la etiqueta que deseas usar en el menú desplegable. Más tarde, puedes ver estos correos electrónicos haciendo clic en la etiqueta correspondiente en el panel izquierdo de tu bandeja de entrada.  
9. No revises tu bandeja constantemente, organiza en tu agenda dos o más huecos para revisar tu correo electrónico. Toma medidas en cada correo electrónico conforme los lees: Archivar, eliminar, responder (si lees un correo electrónico y puedes responderlo en uno o dos minutos, hazlo) o diferir (sácalo de tu bandeja de entrada y asígnale una etiqueta, por ejemplo, Revisar).
10. Administra tus contactos: Aplicaciones, Contacto. Puedes eliminar contactos por lotes en Android tocando el icono de tres puntos, Editar y haciendo clic en la casilla de verificación “Seleccionar todo” en la parte superior.
    Si haces clic en Papelera en la barra lateral izquierda, encontrarás todos los contactos eliminados y podrás recuperarlos si así lo deseas.
11. Gestiona tu correo electrónico utilizando los filtros de Gmail para mover tus correos a una etiqueta determinada, archivarlos, eliminarlos o reenviarlos automáticamente. En el cuadro de búsqueda en la parte superior, haz clic en Mostrar opciones de búsqueda, introduce tus criterios de búsqueda (por ejemplo, De sc-noreply@google.com -Google Search Console-) y haz clic en Crear filtro. Luego, elije lo que deseas que haga el filtro (por ejemplo, Archivar, Destacar, Aplicar la etiqueta -Revisar-, Eliminar, etc.). Finalmente, “machaca” el botón Crear filtro.
12. Algunos consejos de seguridad: Cambia tu contraseña regularmente, no la compartas con nadie. No abras archivos adjuntos de nadie que no conozcas. Cierra la sesión de tu cuenta cuando hayas terminado. No respondas, ni reenvíes correos spam ni mensajes en cadena. No discutas tu situación financiera privada ni compartas datos personales por correo electrónico. No respondas a ningún correo electrónico que pretenda provenir de tu banco, compañía telefónica u otra institución o empresa (tampoco de un pariente o un abogado del otro lado del mundo que te ha dejado una jugosa herencia).
13. Para borrar permanentemente un correo electrónico, ve a la carpeta Papelera y haz clic en Vaciar la papelera ahora.
    💀 ¡Cuidado! Se borrarán tus correo electrónicos para siempre.💀
14. Para crear una firma profesional (un texto breve al final de tus correos electrónicos que muestre información básica sobre ti: nombre, teléfono, correo electrónico, twitter, dirección, etc.), puedes usar servicios como MySignature o WiseStamp.
15. Pospón tus correos electrónicos (nos permite gestionarlos en otro momento más conveniente) seleccionándolos y haciendo clic en el icono de Posponer. Aparecerá un cuadro emergente de opciones, selecciona mañana, la próxima semana, el próximo fin de semana o elegir fecha y hora para indicar la fecha y la hora en la que te volverán a aparecer estos correos electrónicos en tu bandeja de entrada.

Evolution y Thunderbird

Evolution es una aplicación de gestión de información personal que proporciona funciones integradas de correo, calendario, lista de tareas, toma de notas y libreta de direcciones. Es una alternativa libre y gratuita a la privativa Outlook pero con toda su funcionalidad.

1. Instalación: sudo apt install evolution (Ubuntu), sudo pacman -S evolution (Arch). Si eres un usuario de Windows o macOS, Thunderbird es tu mejor opción. Es el cliente líder de calendario y correo electrónico multiplataforma, libre y gratuito para uso comercial y personal.
2. Inicia Evolution (evolución) y verás el asistente de Evolution.
3. Bienvenido a Evolution (haz clic en Siguiente), Restaurar desde una copia de seguridad (puedes marcar esta opción si ya tienes un archivo de copia de seguridad y deseas restaurar todos tus datos personales, configuración de filtros de correo, etc.), Identidad (debes escribir tu nombre y dirección de correo electrónico y marcar la casilla de verificación Buscar detalles del servidor de correo en función de la dirección de correo electrónico ingresada). Normalmente encontrará la configuración de tu servidor de correo electrónico y, finalmente, abrirá una nueva ventana para la autenticación de tu correo electrónico donde tendrás que darle los permisos requeridos a Evolution.