A la hora de exponer o presentar algún informe, documento, estudio, etc., tenemos que hacerlo con la máxima claridad posible y adecuarnos a los posibles oyentes, de tal manera que el resultado que obtengamos de nuestra exposición sea el deseado, es decir, que los destinatarios no sólo capten el mensaje sino que estén atentos, motivados e interesados en la presentación.

La herramienta ofimática que nos va a permitir realizar presentaciones, en el paquete ofimático OpenOffice, es Impress. Mediante Impress podremos ir definiendo diapositivas, a las cuales les iremos introduciendo contenido, a saber: imágenes, texto, tablas, sonidos, multimedia, etc. que posteriormente en conjunto, formarán nuestra presentación.

La realización de presentaciones que capten la atención y estén bien diseñadas, no es fácil. A la vez que vayas adquiriendo mayor destreza en tus presentaciones a lo largo del capítulo, con los ejemplos que hay en el mismo, tus resultados serán más profesionales y conocerás más profundamente la aplicación.

Cuando ejecutamos Impress, desde Aplicaciones, Oficina, OpenOffice.org Presentaciones, por defecto, nos muestra un asistente para realizar presentaciones de una manera muy rápida. Veamos como:

En la primera pantalla del asistente podemos seleccionar tres opciones:

* Presentación vacía. Nosotros tendremos que ir añadiendo y diseñando las diapositivas desde cero.

* De plantilla. Permitiéndonos elegir un diseño predefinido de entre los que ya cuenta la herramienta.

* Abrir una presentación existente, es decir, una que tengamos nosotros ya creada.

Además de estas opciones, disponemos durante todo el asistente de los siguientes botones: Ayuda, Crear la presentación con la configuración que hayamos establecido hasta ese momento, Cancelar el asistente, Regresar al paso anterior y el botón Siguiente.

Veámoslo con un ejemplo:

1. Elegimos crear una presentación a partir de una plantilla y hacemos clic en el botón Siguiente.

Hemos elegido la plantilla GlossyUbuntu, pero como puedes observar existen otras posibilidades: Human, Orange, presentación de una novedad, etc.

2. A continuación, propone elegir el estilo de la página o diapositiva, así como el medio o modo de presentación, clasificándolo en:

* Original. Utiliza el formato original de la plantilla.

* Transparencia. Ideal para imprimir la presentación posteriormente en transparencias, son páginas sin márgenes.

* Papel. Para imprimir la presentación posteriormente.

* Pantalla. Elabora la presentación para mostrarla en un monitor con una relación de página 4x3.

*Diapositiva. Diseña la presentación con una relación de página de 36 x 24.

Elige el estilo y el medio más conveniente para ti y pulsa en el botón Siguiente.

3. Ahora podemos definir la transición entre diapositivas y el tipo de presentación.

Respecto a la transición de diapositivas, disponemos de muchos Efectos como muestra la ilustración inferior.

Una vez seleccionado el efecto podemos configurar la Velocidad con que se pasará de una diapositiva a otra: Lenta, Media y Rápida.

4. Por último, en esta pantalla definiremos si deseamos pasar las diapositivas manualmente, Predeterminadoo Automáticamente, asignándoles un tiempo.

Pulsamos en el botón Siguiente.

5. Para terminar el asistente nos solicita información sobre la presentación que estamos realizando, proponiéndonos una serie de cuestiones como:

* ¿Cuál es su nombre o el nombre de la empresa?

* ¿Cuál es la temática de la presentación?

* ¿Otras ideas a presentar?

Tras rellenar los campos que estimemos oportunos hacemos clic en Siguiente.

6. Con esta información el asistente elabora la presentación, mostrándonos para finalizar las diapositivas que ha generado. En este punto podemos eliminar las que no precisemos desmarcándolas.

Cuando terminemos pulsamos sobre el botón Crear.

El resultado final de nuestro ejemplo lo puedes observar en la figura inferior.

Impress nos facilita el trabajo mediante este panel que nos muestra las tareas o procedimientos específicos que podemos realizar para cualquier elemento que deseemos: diapositiva, texto, imagen, etc.

Como puedes observar están todas las tareas que se realizan habitualmente, clasificadas en:

* Páginas maestras. Para cambiar el diseño global de la presentación.

* Diseños. Seleccionamos el boceto o formato concreto de la diapositiva que estamos editando.

* Diseño tabla. Para definir el formato de las tablas que tengamos en nuestra presentación.

* Animación personalizada. Permite editar todo tipo de efectos con los componentes de nuestras diapositivas: texto, imágenes, etc.

* Transición de diapositivas. Herramienta para definir como va a ser el cambio de una diapositiva a otra.

La inserción y edición de textos en OpenOffice Impress, es similar a la edición en cualquiera de las aplicaciones que componen la suite ofimática.

Si seleccionas un texto y haces clic con el botón derecho tendrás un menú contextual, donde podrás cambiar la fuente, el tamaño, el estilo, añadir símbolos, la alineación (izquierda, derecha, centrado, justificado), color (Carácter…, Efecto de fuente, Color de fuente) el interlineado (sencillo, 1.5 y doble), etc.

Todas estas opciones están disponibles desde el menú Formato, opciones: Carácter, Párrafo, Numeración y viñetas, etc.

Para eliminar una diapositiva, haz clic con el botón derecho sobre ella en el panel de diapositivas y selecciona la opción Borrar diapositiva del menú textual.

Observa que tienes también la opción Nueva diapositiva que añadirá una justo después de la diapositiva seleccionada.

Para insertar un marco de texto, haz clic en el botón T de la barra de dibujo, escribe el texto, haz clic sobre el marco con el botón derecho y selecciona Línea…

En el cuadro de diálogo que te aparece puedes definir el estilo de la línea (normalmente continuo) y del fin de línea (-sin- es la opción por defecto, otras opciones son: flecha, flecha doble, cuadrado), color, ancho, etc.

Para insertar una imagen, primero tienes que utilizar un diseño de diapositiva adecuado en el panel de tareas en la pestaña Diseños. Dispones de tres opciones:

* Utilizar una diapositiva vacía.

* Utilizar el diseño Título, ClipArt, Texto.

* O bien, Título, Texto, ClipArt.

Luego, navega por Insertar, Imagen, A partir de Archivo…

También puedes directamente hacer doble clic en el área ClipArt de la diapositiva y buscar la imagen que deseas insertar.

Observa la secuencia a seguir:

1. Adaptas el diseño de la diapositiva al contenido a mostrar en la barra de tareas en la pestaña Diseños.

2. Incluyes dicho contenido: textos, imágenes, diagramas, etc.

Cuando insertes la imagen, puedes vincularla para que esté siempre actualizada.

De forma análoga a lo que hemos realizado anteriormente, para insertar una lista, hacemos clic en un diseño de diapositivas adecuado en la barra de tareas.

Ahora bastará con introducir el texto en la lista.

Para insertar diagramas y formas basta con utilizar las distintas herramientas de la barra de dibujo situada en el área inferior tal como se muestra en la figura.

Sin embargo, el botón de Objetos 3D puedes no tenerlo accesible. Para incluirlo, haz clic en la flecha a la derecha de la barra de dibujo:

También puedes querer agregar los botones Efecto 3D (el que se muestra en la figura) o Líneas y Flechas (Línea con Flecha / Círculo al final, Línea de dimensiones, Línea de 45º, etc.). Recuerda: haz clic en la flecha a la derecha de la barra de dibujo.

Una vez seleccionado, bastará con realizar un doble clic en el espacio de la dispositiva destinado para ello.

El resultado se muestra en la siguiente ilustración:

Como ves, se nos ha habilitado el área de trabajo de Calc. A partir de aquí, disponemos de las mismas funcionalidades que en Calc, a saber: ordenación de datos, filtros, formatos y funciones, etc.

Para más información consulta los capítulos dedicados a Calc. Una vez realizada la hoja de cálculo, haz doble clic fuera de la hoja de cálculo y volverás a la diapositiva con el trabajo realizado.

Pulsamos con doble clic en el espacio habilitado para ello, el resultado se muestra en la siguiente ilustración:

En esta pantalla hemos de configurar nuestro diagrama, para ello disponemos de la barra de herramientas de formato del diagrama.

Mediante esta barra de herramientas se controlan los parámetros más significativos del diagrama. Para introducir los datos en el diagrama pulsaremos en el icono Datos del gráfico.

Icono datos del gráfico.

Aparecerá una ventana que nos permite introducir los datos en el diagrama, véase la ilustración inferior. Observa que los títulos de las leyendas se encuentran en cuadros de textos separados en la parte superior, más arriba se encuentran una serie de botones que nos permiten (de izquierda a derecha): insertar filas, insertar series, eliminar fila, eliminar series, mover series a la derecha y mover las filas abajo.

Una vez introducidos los datos del diagrama, bastará con cerrar esta ventana, luego hacemos clic en nuestra diapositiva fuera del diagrama y lo tendremos terminado.

En las figuras puedes observar dos diapositivas, resultados de nuestro ejemplo. Hemos utilizado dos tipos de gráficos: Líneas 3D y Barra (Vista 3D, Forma Caja).

Como puedes apreciar en la ilustración, podemos añadir, modificar o eliminar una animación para un elemento determinado, mediante los botones Agregar…, Cambiar… y Quitar respectivamente.

Una vez seleccionado el elemento sobre el que queremos realizar la animación, hacemos clic en Agregar… y especificamos qué tipo de animación deseamos. Impress las clasifica en cinco tipos:

* De entrada. Animaciones al comienzo de la diapositiva o presentación de un elemento de ésta.

* De énfasis. Animaciones de ideas a resaltar o destacar.

* De salida. Igual que las de entrada, pero al final de la presentación de la diapositiva o de un elemento de ésta.

* De trayectoria de desplazamiento. Animaciones que nos permiten mover o desplazar elementos dentro de la diapositiva.

* Efectos misceláneos. Efectos especiales, compuestos, para los objetos.

Observa que el funcionamiento es bastante intuitivo. Nos basta con seleccionar la pestaña adecuada (tipo de animación, en el ejemplo, Entrada), dentro de ésta elegir una de las muchas animaciones disponibles (Barrido, Dividir, Persianas venecianas, Tablero, etc.) y la velocidad (muy rápido, rápido, medio, lento, muy lento).

A medida que introduzcamos animaciones para los distintos elementos, éstos podrán tener más de una.

Las animaciones aparecerán en el panel de tareas en Animación Personalizada para poder visualizarlas, modificarlas, borrarlas o cambiarlas de orden.

Para cada animación disponemos:

* Inicio. Cuando se ejecutará, en el ejemplo al hacer clic.

* Dirección de la animación, por ejemplo Vertical u Horizontal.

* Velocidad a la que se reproducirá: Muy Lento, Lento, Medio, etc.

Observa que hemos creado tres animaciones, todas para el objeto situado en la parte inferior derecha de nuestra presentación.

Haz clic sobre cualquiera de ellas (es decir, selecciónala) y podrás editar los efectos: Inicio, Dirección y Velocidad. También podrás cambiar el orden de las animaciones (con las flechas arriba y abajo), ver una animación en concreto (Reproducir) o todas (Presentación).

17.5.2.- Transiciones.

A la hora de configurar las transiciones disponemos dentro del Panel de tareas, la sección Transición de diapositivas.

Existen un amplio abanico de transiciones, las cuales se aplicarán a una, todas (Aplicar a todas las diapositivas) o a un conjunto de diapositivas, según sea nuestra preferencia o necesidad.

Además, como en las animaciones, podemos configurar la Velocidad de la transición, así como si deseamos algún Sonido en concreto. Hay muchos sonidos disponibles: applause (aplausos), cow (baca), explos (explosión), horse (caballo), train (tren), etc.

Por último, podemos definir qué acción provoca el cambio entre diapositivas en Avance de diapositiva: con un simple clic del ratón o automáticamente, es decir, asignando un cierto período de tiempo entre diapositiva y diapositiva.

17.5.3.- Acciones.

Para convertir nuestras presentaciones en páginas html, seguiremos la siguiente secuencia, menú Archivo opción Exportar.

Llegados a este punto tenemos una amplia variedad de formatos para exportar.

Fíjate como incluso permite exportar a formato flash (swf). En nuestro caso seleccionaremos en formato “ Documento HTML ”.

A partir de aquí nos encontramos con un completo asistente de exportación a html. Veamos cuál es el proceso de exportación:

1. En la primera pantalla del asistente nos permite elegir entre un diseño nuevo para nuestras páginas Web o seleccionar uno previamente realizado. Elige Diseño Nuevo y haz clic en Siguiente.

Selecciona por ejemplo HTML predeterminado, con Crear Portada y MostrarNotas habilitadas y pulsa Siguiente.

2. Definimos la estructura de la presentación, ofreciéndonos las opciones que se muestran en la ilustración:

* Formato HTML predeterminado: se crean páginas HTML estándar.

* HTML predeterminado con frames (marcos): se obtiene unas páginas con marcos, en el marco secundario tendremos la página de contenidos o índice.

* Automático: la transición entre páginas se realizará según unos tiempos predefinidos.

* La opción WebCast significa que lo vamos a transmitir por Internet, de tal forma que controlaremos la presentación de las páginas o diapositivas de nuestros posibles oyentes.

Además podemos indicar que se Exporten los sonidos de transiciones de diapositivas.

3. En la siguiente pantalla del asistente podremos configurar dos aspectos relevantes:

* Resolución de la presentación. Disponemos de tres posibilidades:

- Baja (640x480)

- Media (800x600)

- Alta (1024x760)

* Almacenamiento de imágenes. Definimos el formato de éstas, tenemos dos opciones: GIF o JPG, así como el porcentaje de calidad deseada. Normalmente se suelen guardar a baja calidad para que las páginas que visualicen los clientes tengan menos peso y sean más ágiles de cargar en sus navegadores.

4. Tras pulsar sobre el botón Siguiente, el asistente nos solicita información sobre el autor de la presentación, para poder mostrarla al principio de la misma, en la portada.

Rellenamos los campos que estimemos oportunos y hacemos clic en Siguiente.

5. Después nos invita a que seleccionemos un conjunto de botones de navegación para poder movernos o desplazarnos por las páginas que creemos.

Si no deseamos que aparezcan estos botones disponemos de la opción Sólo texto, situada en la parte superior izquierda del asistente. Pulsamos en el botón Siguiente.

6. Para finalizar el asistente, seleccionamos el color de fondo (Fondo) y que combinación de colores deseamos para los textos y enlaces dentro de las páginas. Tenemos tres posibilidades:

* Aplicar la combinación de colores del documento, es decir, la de nuestra presentación.

* Utilizar los colores del navegador Web, los que el cliente tenga predefinidos.

* Utilizar un esquema de colores personal, el cual nos permite definirlo con los botones: Texto, Hiperenlace, Enlace activo y Enlace visitado.

Hacemos clic en Crear.

7. Ya solo nos queda asignarle un nombre al diseño realizado (útil si quieres tener un diseño estándar para un conjunto de presentaciones) y tras pulsar en Guardar todas nuestras diapositivas serán exportadas a html.