11. Herramientas ofimáticas I. Introducción a OpenOffice Writer.


11.1. Conceptos básicos. Suites ofimáticas. ¿Qué es OpenOffice?

11.2. La instalación de OpenOffice en GNU/Linux.

11.3. El entorno.

11.4. Operaciones básicas.

11.5. Ayuda en OpenOffice Writer.

11.6. Visualización del documento.

11.1. Conceptos básicos. Suites ofimáticas. ¿Qué es OpenOffice?

Las tareas de oficina u ofimáticas son de gran utilidad para cualquier usuario, pues día a día se realizan muchos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, etc.

La ofimática la podemos definir como el estudio del tratamiento automático de las tareas de oficina. Siguiendo este punto de vista las suites ofimáticas serán el conjunto de programas informáticos diseñados para realizar las tareas cotidianas de una oficina.

No existe un consenso sobre que herramientas se han de incluir en una suite ofimática, pero generalmente todas dispondrán de un procesador de textos y una hoja de cálculo. Se suele incluir también algún software para realizar presentaciones y otro de gestión de bases de datos.

La suite ofimática que la mayoría conoce es Microsoft Office, pero últimamente está tomando fuerza una alternativa totalmente gratuita y disponible tanto para sistemas Windows como GNU/Linux: OpenOffice.

Los componentes principales que conforman la suite ofimática OpenOffice son:

Writer, el procesador de textos y editor HTML.

Calc, para realizar hojas de cálculo.

Impress, permite la realización de presentaciones.

Base, gestor de bases de datos.

Draw, diseño de dibujos.

Además de estas aplicaciones, OpenOffice ofrece una aplicación más, destinada a complementar las anteriores: un editor de fórmulas, Math.

La característica más destacable de OpenOffice es la adopción de un formato estándar para los documentos ofimáticos “Formato de Documento Abierto para Aplicaciones Ofimáticas ODF” de OASIS.

En la siguiente tabla se muestran las extensiones de los ficheros generados por OpenOffice:


Tipo de fichero

Extensión

Plantillas

Texto

.odt

Tipo de fichero

Extensión

Hoja de cálculo

.ods

Texto

.ott

Presentación

.odp

Hoja de cálculo

.ots

Dibujo

.odg

Presentación

.otp

Gráfica

.odc

Dibujo

.otg

Fórmula matemática

.odf

Base de datos

.odb

Imagen

.odi

Documento maestro

.odm


OASIS es una organización internacional cuyo objetivo es el desarrollo de estándares internacionales. Sus siglas significan: “Organization for the Advancement of Structured Information Standards”. Los formatos cerrados nos encadenan a un programa, fabricante y sistema operativo concreto, los formatos abiertos en cambio son más flexibles y nos permiten usar otras alternativas.

11.2. La instalación de OpenOffice en GNU/Linux.

Para poder trabajar con OpenOffice, hemos de tenerlo instalado en nuestro equipo. Normalmente, la mayoría de las distribuciones de GNU/Linux lo incluirán por defecto, así por ejemplo en Ubuntu, lo encontraremos en la entrada de Oficina.

No obstante, si no lo tenemos instalado, bastará con recurrir a nuestro gestor de paquetes y buscar los paquetes correspondientes e instalarlos, openoffice.org metapaquete con toda la suite o paquetes con aplicaciones individuales de la suite ofimática, a saber: openoffice.org-base, openoffice.org-calc, openoffice.org-writer, etc.

Otra posibilidad que nos encontramos, es descargarlo directamente de la página oficial de OpenOffice http://es.openoffice.org/; asegurándonos que vamos a obtener la última versión estable de la aplicación para la plataforma que utilicemos.

11.3. El entorno.

Tenemos por tanto por defecto en Ubuntu la aplicación instalada y configurada con los diccionarios que necesitamos, ya estamos por tanto en disposición de empezar a manejar Writer.

Al iniciar la aplicación nos encontramos con un documento en blanco en el que trabajar, además de un conjunto de herramientas que configuran el entorno. Realicemos un recorrido por los distintos elementos.


11.3.1. Área de trabajo.

Situada en la parte central de la pantalla, representa un documento en blanco, donde ir introduciendo los distintos caracteres y elementos que conforman nuestro trabajo.


11.3.2. Menú principal.

El menú principal o la barra de menú es la parte más importante de la aplicación, ya que desde ésta podremos efectuar todas las operaciones de que dispone Writer.

Las acciones están agrupadas según su funcionalidad, así por ejemplo el menú Archivo se centra en operaciones con documentos y el menú Insertar en incluir nuevos elementos a nuestros documentos.


11.3.3. Barra de herramientas.

Es una barra compuesta por iconos, agrupados por funcionalidad, de algunas de las tareas más habituales que podríamos realizar desde el menú principal, pero que están así más accesibles. Por defecto, Writer muestra las barras de herramientas estándar y formato, más adelante aprenderemos a mostrar u ocultar las distintas barras de herramientas a nuestro antojo.

En la ilustración te mostramos las barras de herramientas de formato y estándar.


11.3.4. Barra de estado.

Situada en la parte inferior de la aplicación muestra información sobre el documento que estamos elaborando.

Observa la ilustración que te mostramos, en ella se nos indica: en que página nos encontramos, cuantas páginas ocupa nuestro documento, que estilo estamos utilizando, el idioma utilizado en el documento, el modo de edición utilizado, el modo de selección actual, si nuestro documento ha cambiado desde que se abrió (señalado por el asterisco), la vista de esquema de iconos y el zoom aplicado sobre el documento.


11.3.5. Reglas.

Para facilitarnos la elaboración de nuestros documentos, Writer presenta dos reglas, una horizontal y otra vertical, así podemos visualizar donde estamos en cada momento con referencia a la página completa.

Si deseas mostrar u ocultar tanto las reglas como las distintas barras de herramientas (Imagen, Tabla, Fontwork, Dibujo, etc.) y de estado dirígete al menú Ver y selecciona la acción deseada.

11.4. Operaciones básicas.

Lo que ves es lo que obtienes “What You See Is What You Get”, WYSIWYG. Esta es la filosofía de trabajo de Writer, es decir, a medida que creemos nuestro documento, estaremos viendo directamente los resultados en la pantalla.

Para empezar a trabajar, estudiaremos como se realizan las operaciones básicas que se pueden aplicar a todos nuestros documentos, incluso si no son de texto, por ejemplo, una hoja de cálculo. Este conjunto de operaciones son comunes a todas las aplicaciones de la suite ofimática y te serán de gran utilidad en el uso de OpenOffice.


11.4.1. Crear un documento.

Cuando lanzamos Writer, por defecto, se nos presenta un documento en blanco para que empecemos a trabajar con él. Además, si necesitamos crear un documento nuevo disponemos de más posibilidades:

1.-Desde el menú Archivo, Nuevo, Documento de texto, como muestra la ilustración.

2.-Pulsando las teclas Control y U a la vez. Las teclas de combinación rápida las verás al desplegar la opción de menú deseada.

3.-Pulsando directamente sobre el icono nuevo en la barra de herramientas estándar.

4.-A veces, nos interesa crear documentos a partir de una plantilla, éstas las estudiaremos más adelante, pero quédate con esta definición:


Las plantillas nos permiten separar la información de la estructura o el formato del documento, agilizando la tarea de elaborar nuestros documentos.

5.-Otra opción para crear un documento es utilizar un asistente, el cual nos ofrecerá, una vez completado éste, un documento basado en la elección que previamente hicimos y en los parámetros pasados al asistente, como por ejemplo, una carta.


11.4.2. Abrir un documento existente.

Para abrir un documento disponemos de las siguientes opciones:

1.-Desde el menú Archivo, opción Abrir

2.-Mediante la combinación de teclas “Control + A”.

3.-Desde nuestro gestor de ventanas o archivos “Nautilus, Konqueror, … etc.”, localizando el archivo y haciendo doble clic.

4.-Desde la barra de herramientas estándar pulsado sobre el icono de abrir documento.

Una vez efectuada la operación correspondiente, tendremos que indicarle a Writer qué fichero queremos abrir para ello nos muestra la siguiente pantalla:

Hemos de buscar el fichero que deseamos abrir, y pulsar sobre el botón Abrir.

OpenOffice soporta muchos tipos de formatos de archivos, incluso los de otras suites ofimáticas como Microsoft Office. En la siguiente ilustración se muestra el detalle.

Además de las operaciones expuestas para abrir archivos, Writer nos ofrece la posibilidad de abrir un archivo con el que hubiéramos trabajado anteriormente, para ello nos ofrece la opción Documentos recientes del menú Archivo.

También si estamos trabajando con diferentes versiones de un mismo documento, la opción Recargar del menú Archivo nos ofrece la posibilidad de sustituir el documento actual por la última versión que tenga guardada en disco. Esta opción está íntimamente ligada a la opción Versiones también del menú Archivo, ya que con esta opción podremos guardar y organizar las múltiples versiones de un mismo documento.


11.4.3. Guardar y renombrar un documento.

Cuando deseemos guardar los documentos con los que estemos trabajando, optaremos por una de las siguientes opciones:

1. Pulsar la opción Guardar del menú Archivo.

2. Seleccionar la opción Guardar como del menú Archivo. En ambas acciones se guardará el documento, pero “guardar como” nos ofrece la posibilidad de almacenar el documento en una ubicación distinta y con un nombre diferente al que tenía o lo que es lo mismo renombrar él documento y hacer una copia del mismo.

Para que lo entiendas mejor, la primera vez que se crea un documento las acciones “guardar” y “guardar como” tienen el mismo resultado, pero si el documento no lo creas desde cero, es decir, que lo abriste, “guardar” salvará las modificaciones efectuadas en el documento con el mismo nombre y ubicación y “guardar como” te ofrecerá realizar una copia de las modificaciones con otro nombre o en alguna ubicación distinta de la del documento original.

3.Pulsar la combinación de teclas “Control + G”.

4.Seleccionar la opción Guardar todo del menú Archivo. Si disponemos de varios documentos con los que estemos trabajando a la vez, ésta sería una buena opción, ya que nos agilizaría el trabajo en vez de tener que ir guardando uno a uno los diferentes documentos.

5.Pulsar sobre el icono Guardar de la barra de herramientas estándar.

Para terminar de guardar el documento, tendremos que indicarle donde deseamos almacenarlo, el nombre del fichero y el tipo de fichero, por defecto “.odt ”. Éste es el formato estándar para documentos ofimáticos que nos asegura la compatibilidad con otros sistemas.

Aviso a navegantes: trata de guardar tu documento con frecuencia, cuantos usuarios han perdido gran cantidad de trabajo por no haber hecho un simple Control + G.

No obstante podemos guardarlo en otro formato, observa la parte inferior de la ilustración anterior, Writer soporta una amplia variedad de formatos.

Un aspecto interesante, a la hora de guardar archivos y ahorrarnos trabajo, es indicarle a Writer que nos guarde los archivos automáticamente cada cierto tiempo. Para efectuar esta operación, debemos ir al menú Herramientas, seleccionar Opciones. En “ Cargar / Guardar” opción General debes indicarle que guarde la información de recuperación automática el tiempo que estimemos oportuno, en la ilustración cada 15 minutos. También es una buena idea marcar la casilla Crear siempre copia de seguridad, así se creará una copia de seguridad o respaldo de nuestro documento cada vez que lo guardemos.


11.4.4. Cerrar un documento.

Cuando deseemos acabar el trabajo, bien sea cerrando el documento(s) con los que estemos trabajando o finalizar directamente Writer, dispondremos de las siguientes opciones:

1.-Seleccionar la opción Cerrar del menú Archivo.

2.-Pulsar sobre la opción Terminar del menú Archivo. La diferencia con la opción anterior es que ésta cerrará además la aplicación.

Por supuesto, también podemos utilizar los iconos correspondientes.

3.-Pulsar la combinación de teclas “Control + Q” (recuerda: Q es de Quit, salir en inglés)

4.-Hacer clic sobre la “X ” de la barra de menú principal, equivale a la opción cerrar.


5.-Pulsar sobre la “X” de la barra de título de la ventana, equivale a la opción terminar.

11.4.5. Seleccionar, Copiar/Cortar y Pegar.

En nuestro día a día, en el trabajo con nuestros documentos ofimáticos vamos a necesitar organizar los elementos del mismo: texto, imágenes, etc. para ello vamos a realizar operaciones comunes, como seleccionar, copiar, pegar y cortar. Veamos cómo se realiza cada una de ellas:

Selección.

La selección se hace de forma similar a otros procesadores de textos, si bien es verdad que hemos de diferenciar entre seleccionar elementos contiguos y no contiguos.

1.-Selección de todo el documento: mediante el menú Editar, opción Seleccionar todo o con la combinación de teclas “Control + E”.

2.-Selección de elementos contiguos:

* Con el ratón, clic sostenido sobre los elementos a seleccionar.

* Con el teclado, mantener pulsada la tecla “ Shift o Mayúsculas” mientras nos desplazamos con las teclas de desplazamiento.

3.-Selección de elementos no contiguos:

* Con el ratón, mantener pulsada la tecla “Control ”, mientras realizamos clic sostenido sobre los elementos a seleccionar.

* Con el teclado, pulsar las teclas “Shift + F8”, para indicarle a Writer el cambio de modo de selección. En la barra de estado nos lo indicará con las letras “AGR” y a continuación puedes seleccionar los elementos deseados.

Véase en la ilustración un ejemplo de selección no contigua:

Copiar, cortar y pegar.

Una vez tengamos los elementos seleccionados, procederemos según nos convenga a:

1.-Copiar los elementos: los copiamos al portapapeles, para luego depositarlos o pegarlos donde deseemos. La operación de copiar con el teclado es “Control+c”.

2.-Cortar los elementos: los copiamos al portapapeles igual que copiar, pero nuestra selección desaparece del documento original. La operación cortar con el teclado se realiza con “Control + x”.

3.-Pegar: insertamos lo que hubiéramos copiado o cortado en nuestro documento donde se encuentre el punto de inserción no el puntero del ratón.

La operación pegar se diferencia de pegar especial en que con esta última se pega también el formato, la representación de los elementos. La operación pegar con el teclado es “Control + v”.

Obviamente puedes también utilizar los botones correspondientes del menú de herramientas, el menú contextual, es decir, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona la opción deseada: Cortar, Copiar o Pegar o desde la entrada de menú Editar.

11.4.6. Nuestros aliados: Hacer, deshacer y repetir.

Estas operaciones, aunque simples, son de gran utilidad, veámoslas:

* Deshacer: nos va a permitir deshacer paso a paso los cambios efectuados en nuestros documentos. Muy útil cuando nos equivocamos, podríamos asemejarlo a la operación de borrar.

* Restaurar: nos restablece la última operación eliminada con el comando deshacer.

* Repetir: vuelve a realizar la última operación efectuada sobre nuestro documento.

Las combinaciones con el teclado para efectuar estas operaciones son las siguientes:

1.- Deshacer, pulsar “Control + z”.

2.- Restaurar, deberás hacer clic en “Control + y”.

11.4.7. Propiedades de nuestros documentos.

Si deseamos saber las propiedades del documento con el que estemos trabajando pulsaremos sobre la opción Propiedades del menú Archivo.

La primera pestaña de las propiedades del documento, pestaña General, nos muestra, como su propio nombre indica, una información global del mismo: fecha de creación, última modificación, tiempo de edición, nombre del documento, número de revisión, tamaño, localización, etc.

La pestaña Descripción, nos ofrece la posibilidad de añadir una descripción más precisa de nuestro documento indicando el título, tema, palabras claves y comentarios.

Si con la información que hemos incluido anteriormente no tuviéramos suficiente podemos definir campos personalizados, en los cuales introduciremos la información que deseemos, mediante la pestaña Usuario. Haciendo clic en Campo información modificamos las etiquetas de los campos.

Una opción interesante que nos encontramos en las propiedades de los documentos, es la pestaña Internet. En ésta podemos especificar, si el documento o algunos campos de éste, provienen de una ubicación de Internet si queremos que se actualice o no automáticamente, en este último caso cada cuanto tiempo queremos que se actualice el mismo.

Para finalizar, mostramos la pestaña Estadística que nos muestra una información general resumida del documento. Como podemos apreciar nos ofrece información sobre número de páginas, tablas, imágenes, palabras, de caracteres, etc.

11.4.8. Buscar y reemplazar.

Cuando deseemos buscar en un texto una palabra o conjunto de palabras, para efectuar una determinada operación con ellas o cambiarlas por otras, deberemos irnos al menú Editar, opción Buscar y reemplazar.

Desde esta ventana, podremos efectuar todo tipo de búsquedas y sustituciones sobre nuestros documentos. El funcionamiento es sencillo, incluiremos lo que deseamos encontrar en el recuadro de Buscar y si deseamos que nos lo reemplace por otro texto rellenaremos también el recuadro de Reemplazar por.

Además de buscar palabras, se nos ofrece la posibilidad, haciendo clic en Más opciones, de buscar estilos y formatos, así como atributos específicos de texto que tengamos seleccionados.

Para buscar atributos sobre un documento, primero hemos de seleccionar donde queremos buscar y posteriormente en la ventana de Buscar y reemplazar, hacer clic en Más opciones y pulsar sobre el botón Atributos…, el cual nos presenta esta ilustración, pudiendo elegir entre una amplia variedad de atributos; Fuente, Color de fuente, Efectos, etc.

Además de la búsqueda por atributos, Writer nos permite buscar por estilos y formatos. En la siguiente ilustración se muestra la búsqueda por Formato, en la cual indicaremos que tipo de formato estamos buscando dentro de nuestro documento, como por ejemplo las palabras que estén en negrita.

Cuando realizamos una búsqueda, podemos incluir expresiones regulares en nuestros parámetros de búsqueda para facilitarnos el trabajo. En la siguiente tabla, que puedes consultar en la ayuda de la aplicación, se muestran algunas de las expresiones regulares soportadas.


Carácter

Efecto/Uso

Cualquier carácter

Representa un único carácter.

.

Representa cualquier carácter, así L.bre, casa con Libre, Labre, Lebre.

^ $

Buscan el término buscado al principio o al final del párrafo respectivamente.

*

Representa cero o más de los caracteres que preceden a “*”, por ejemplo para la expresión regular “Li*bre” tendríamos: “Lbre”, “Libre”, Liibre”, “Liiibre”, etc.

?

Representa cero o ninguno de los caracteres que preceden a “?”, por ejemplo para la expresión regular “Li?bre” tendríamos: “Lbre” y “Libre”.

[a-e]

Expresión regular que representa cualquier carácter entre a y e, es decir, ”a”, ”b”, ”c”, ”d” o ”e”.

[a-ex-z]

Expresión regular que representa cualquier carácter situado entre a-e y x y z, es decir “a”, ”b”, ”c”, ”d”, ”e”, ”x”, ”y”, ”z”.

[^a-c]

Expresión regular que representa cualquier carácter que no se encuentra entre la a y la c, es decir que no sea “a”, “b” o “c”, por ejemplo la ”d”.

hola|adios

El carácter barra vertical ”|” significa opción, así el ejemplo propuesto busca tanto ”hola” como ”adios”.

{3}

Especifica el número de veces que se repite el carácter precedente a dicha llave, por ejemplo, Hola{3}, encuentra “Holaaa” y Hola{1,2}, casará con “Hola” y “Holaa”.

11.5. Ayuda en OpenOffice Writer.

Tarde o temprano necesitarás consultar la ayuda de OpenOffice, se encuentra disponible en el menú Ayuda.

Las opciones que dispone este menú son las siguientes:

* Ayuda de OpenOffice.org. Muestra los libros de ayuda de todo el paquete ofimático en una ventana aparte.

Para utilizar correctamente la ayuda tienes que seleccionar los elementos adecuados en el área de navegación, parte derecha de la pantalla.

En la siguiente ilustración te mostramos en detalle la ventana de ayuda. En el área de navegación has de seccionar primero en la parte superior sobre qué aplicación vas a buscar ayuda: Writer, Calc, Base, etc. y seguidamente el modo de búsqueda a utilizar, dispones de las siguientes pestañas:

* Contenidos. Libros completos en pantalla.

* Índices. Selección mediante los índices de los libros.

* Buscar. Búsqueda libre en todos los libros mediante frases o términos introducidos por nosotros.

* Marcadores. Recorrido por los marcadores o favoritos, que previamente hemos de haber definido dentro de los libros de ayuda.

* ¿Qué es esto? Cambia el puntero del ratón, aparece un símbolo de interrogación, para ofrecernos una ayuda sensible al contexto, es decir, informará sobre el elemento en el que tengamos posicionado el ratón

* Asistencia, presenta la asistencia en línea con la posibilidad de acceder a más libros de ayuda.

* Translate This Application. Accedemos al sitio Web de traducción de la aplicación en diferentes idiomas. Si quieres colaborar en el desarrollo de OpenOffice y dominas los idiomas este es tu lugar.

* Report a Problem. Funcionalidad para informar a los desarrolladores de OpenOffice sobre problemas en el uso de la Suite.

* Acerca de OpenOffice.org. informa y muestra la versión y los créditos de la aplicación.

Veamos un ejemplo de cómo buscar ayuda en Writer, concretamente como insertar columnas en una tabla.

1.-Sigue la secuencia menú Ayuda, Ayuda de OpenOffice.org

2.-En el área de navegación selecciona la pestaña Buscar.

3.-Ahora, en el cuadro de texto habilitado, escribe la frase “Insertar columnas”

4.- Haz clic en el botón Buscar.

5.- Realiza un recorrido por el resultado obtenido y selecciona la entrada Insertar columna.

6.-Finalmente pulsa en Mostrar.

A continuación, te mostramos en detalle el resultado obtenido.


11.6. Visualización del documento.

Cuando trabajamos con un documento debemos saber desde que perspectiva lo estamos tratando o visualizando, para ello disponemos del menú Ver.

Desde este menú podemos mostrar u ocultar tanto las distintas partes del documento como las barras de herramientas y reglas que nos sirven de ayuda.

La forma con la que trabajemos con el documento nos la van a dar las siguientes opciones del menú:

    * Configuración de impresión. Para documentos impresos.

    * Diseño para Internet. Ideal para páginas Web.

    * Pantalla completa. Muestra el documento en toda la pantalla.

    * Escala. Permite elegir bajo que zoom queremos trabajar con el documento.

Para disponer de una página Web sólo tienes que crearla con Writer y después guardarla como fichero HTML, desde: Archivo, Guardar como… Documento HTML.

Es importante previsualizar que es lo que vamos a imprimir con la vista preliminar, opción Vista preliminar del menú Archivo o directamente desde la barra de herramientas estándar.

La razón no es otra que en ocasiones puede diferir el texto que estamos viendo, con lo que luego obtengamos en papel, sobre todo en los márgenes. Cuando pulsamos sobre la vista preliminar Writer nos ofrece una amplia variedad de opciones, recogidas en la barra de herramientas de vista preliminar.