23. OpenOffice Calc, el Excel libre.
23.1. Conceptos básicos.
23.2. Primeros pasos.
23.3. Referencias relativas y absolutas para nuestras hojas de cálculo.
23.4. El concepto de rango y fórmula.
23.5. Creando y personalizando nuestros gráficos con Calc.
23.6. Formatos.
23.7. Funciones.

23.1. Conceptos básicos.

La hoja de cálculo es un componente básico de todo paquete ofimático. Podemos definirla como el software que nos permitirá tratar o manipular datos organizados en tablas y realizar sobre éstos todo tipo de operaciones aritméticas, trigonométricas, estadísticas, financieras, etc., así como dibujar gráficos e importar y / o exportar dichos datos, resultados y gráficos a otros documentos.

No hemos de olvidar que estas operaciones las vamos a ejecutar sobre un ordenador, lo que implica:

Veamos esto con un ejemplo concreto, imaginemos que vamos a realizar un presupuesto para la reparación de un coche en un taller. La primera vez realizaremos éste, pero cuando venga otro cliente a pedirnos un presupuesto podremos coger el realizado anteriormente y cambiarle o añadirle el valor de las variables a tener en cuenta como material, horas de trabajo, etc. Una vez establecidas todas las variables, la hoja de cálculo realizará todos los procesos necesarios y presentará el resultado obtenido, ahorrándonos todo el tiempo de desarrollo de un nuevo presupuesto y en definitiva siendo más eficientes.

Una hoja de cálculo es un software que nos permite realizar todo tipo de operaciones aritméticas, trigonométricas, estadísticas, etc., así como recalcular los cómputos necesarios sin intervención del usuario.

23.2. Primeros pasos.


23.2.1. Creación de una hoja. Abrir y Guardar.

La aplicación en Windows se encuentra en Inicio, Todos los programas, OpenOffice.org 2.3, OpenOffice.org Calc. Para ejecutar la aplicación en Ubuntu sigue la secuencia: Aplicaciones, Oficina, OpenOffice.org Hojas de Cálculo. Una vez lanzada nos encontraremos con la siguiente pantalla:

Como puedes apreciar en la ilustración son fácilmente identificables, como en casi todas las aplicaciones basadas en ventanas, los siguientes componentes:

En este punto hemos de aclarar una serie de conceptos:

  • Una celda es la intersección de una fila y una columna; identificable por una letra que es la columna y un número de fila. Un ejemplo sería A7, representa la celda en la columna A y la fila 7.

  • Los datos son la información que está incluida dentro de las celdas.

  • Una hoja de trabajo está compuesta por un conjunto de celdas distribuidas en una tabla de filas y columnas.

  • Nuestro documento está formado por un conjunto de hojas de trabajo, por defecto tres, que se denomina libro de trabajo.

Quizás lo comprendas mejor con el siguiente ejemplo. A la hora de escribir una carta, ésta estará compuesta por letras, datos, las cuales las agrupamos en palabras, celdas, que a su vez las escribimos sobre hojas, hojas de trabajo y cuando está lista compramos el sobre y el sello y lo unimos todo para enviarlo por correo, lo que será nuestro libro de trabajo. También puedes entender un libro de trabajo como este libro, las hojas de trabajo serían los diferentes capítulos.

Ahora para empezar a trabajar tenemos dos opciones:

Nada más creado te recomendamos que guardes el trabajo periódicamente.

Esta operación se realiza desde Archivo, Guardar o Archivo, Cuardar como…, o con las teclas rápidas Ctrl + G y Ctrl + Mayúsculas + S respectivamente.


23.2.2. Inserción y edición de datos.

Llegados a este punto nos hacemos una idea de que toda la información que incluyamos en nuestro libro de trabajo tendrá que estar incluida en las celdas, pero ¿cómo me puedo mover por éstas? Apreciarás que el movimiento por la zona de trabajo es muy intuitivo. Podemos desplazarnos con el simple clic del ratón o con las teclas de desplazamiento, a la celda que deseemos.

A continuación se presenta un resumen de las combinaciones de teclas necesarias para desplazarse eficientemente por nuestra hoja de trabajo.


Tecla

Desplazamiento



Flecha derecha →

Celda a la derecha



Flecha izquierda ←

Celda a la izquierda



Flecha abajo ↓

Celda de abajo



Flecha arriba ↑

Celda de arriba



Fin

Final de una fila



Inicio

Principio de una fila



Tabulador

Celda siguiente



Mayúsculas + Tabulador

Celda anterior



Empecemos a introducir información en nuestra hoja de cálculo. Vamos a tener una clase con las notas del primer, segundo y tercer parcial. Observa el resultado final, empieza escribiendo las etiquetas (Alumnos 1ESI, Nombre, Primer apellido, etc.), los nombres, apellidos y las notas de los parciales.


23.2.2.1. Copiar y pegar.

Como observas el apellido Núñez, está escrito tres veces, tenemos tres hermanos en nuestra clase.

Escribes sólo una vez dicho apellido, para luego copiarlo tres veces. Seleccionas la celda haciendo clic en ella con el botón izquierdo del ratón. Luego haces clic con el botón derecho y te aparecerá el menú contextual. Observa las diferentes opciones, en particular nos interesa Copiar.

Ahora muévete a la celda donde quieras copiar este apellido y esta vez seleccionas la opción Pegar.

Si en vez de Copiar, seleccionas Cortar y luego Pegar, lo que consigues es mover una celda.

También puedes realizar estas operaciones desde la entrada de menú Editar o utilizar las teclas rápidas: Ctrl + X (Cortar), Ctrl + C (Copiar), Ctrl + V(Pegar). Son las mismas que las correspondientes a la suite de Microsoft, luego no debes tener ningún problema para adaptarte al nuevo entorno.

Para construir una lista de números consecutivos, haz un clic sostenido en la esquina inferior derecha hacia abajo.

Mira el resultado obtenido en la figura adjunta.

Esto es lo que se denomina autorelleno.

Ya veremos más adelante que esto es una serie y que podemos hacer lo propio con días de la semana, meses, fechas y fórmulas.

En el menú contextual que te aparece al seleccionar una celda veras una opción etiquetada Insertar nota.

Esta opción te permite añadir anotaciones, aclaraciones o descripciones al contenido de una celda.

En el ejemplo, hacemos una anotación sobre una nota que hemos asignado a un alumno. Cuando creamos una nota nos aparecerá en el menú contextual dos opciones nuevas: Eliminar nota, Mostrar nota que nos permitirán eliminarla y mostrarla respectivamente, ya que por defecto no se muestran las notas.


23.2.2.2 Deshacer, restaurar y repetir.

En el día a día se cometen muchos errores, Calc nos permite recuperarnos de ellos desde Editar, Deshacer o con las teclas rápidas Ctrl + Z. La entrada deshacer nos aparecerá de la siguiente forma: “Deshacer:Operación_última_realizada”, por ejemplo, Deshacer:Entrada para indicarnos que hemos introducido un dato (si deshacemos, lo eliminamos) o Deshacer:Eliminar, por si queremos deshacer la última eliminación que hayamos realizado.

Si luego nos arrepentimos podemos restaurar, es decir, dejarlo todo como estaba previamente. Lo podemos hacer desde Editar, Restaurar o con las teclas rápidas Ctrl + Y. Como sucedía anteriormente tendrá la sintaxis “Restaurar:Operación_última”. También podemos repetir la última operación realizada con Editar, “Último comando: Operación_última” o con las teclas rápidas Ctrl + Mayúsculas + Y.

Por supuesto a estas operaciones se pueden acceder desde teclas de acceso rápido en la barra de herramientas. Observa un subconjunto de esta barra con las operaciones: cortar (las tijeras), copiar, pegar, pincel de formato, deshacer y restaurar.


23.2.2.3 Inserción y eliminación de celdas, filas y columnas.

Para eliminar celdas, las seleccionamos y elegimos la opción de menú Eliminar, también podemos utilizar la tecla Supr. En ambos casos nos saldrán sendos cuadros de diálogo preguntándonos que contenidos queremos eliminar, haz clic en Aceptar.

Si queremos eliminar toda una columna o una fila debemos posicionarnos y hacer clic en la letra (fila, en el ejemplo la letra A, la primera columna) o el número (columna) correspondiente y hacer clic en la tecla Supr.

De forma equivalente puedes seleccionar la opción del menú contextual: Eliminar columnas… o Eliminar filas… respectivamente.

Para insertar columnas o filas, basta con posicionarse en la letra o número correspondiente y seleccionar en el menú contextual: Insertar columnas o Insertar filas.


23.2.2.4 Series.

Imagínate que quieres escribir los meses del año, escribe Enero (OpenOffice automáticamente te lo pondrá en minúsculas), y haz un clic sostenido hacia abajo en la esquina inferior derecha. Se te rellenarán las celdas inferiores con los meses del año.

Observa como el puntero te irá indicando el mes que te va a insertar, en este caso en la celda A12, el mes de diciembre.

Puedes hacer lo mismo con los días de la semana, escribe en B1, el primero, “lunes”. Prueba también con Nota 1, te escribirá Nota 2, Nota 3, etc. Ahora prueba con fechas, escribe 27/11/07 en C1, 28/11/07 en C2 y haz un clic sostenido hacia abajo, verás que también funciona.

Si queremos en vez de hacer la serie 1, 2, 3, 4,... queremos que cada número se incremente en 5, es decir obtener la serie 1, 6, 11, 16. Sigue la secuencia Editar, Rellenar, Series...

Observa que hemos indicado la dirección del relleno, en este caso hacia abajo. Es decir si el 1 está en B1, obtendremos 6 en B2, 11 en B3, etc. El tipo de serie, en nuestro caso aritmético, el valor inicial y el incremento.

También podemos realizar una serie geométrica, por ejemplo escribe el valor inicial 1, incremento 2, tipo Geométrico. Obtendrás 1, 2, 4, 8, 16, 32,… La progresión geométrica se obtiene multiplicando a cada elemento el anterior multiplicado por el incremento o la razón, es decir, 2=1*2=a1*2, 4=2*2=a2*2, 8=4*2=a3*2, etc.


23.2.2.5 Buscando y reemplazando información.

De la misma forma que trabajas en un procesador de textos, con Calc podrás buscar y reemplazar información desde Editar, Buscar y reemplazar o con las teclas rápidas Ctrl + B.

Puedes también: sólo buscar, reemplazar la primera ocurrencia o reemplazar todas las ocurrencias en el documento.

En Más opciones, puedes definir que busque fórmulas, por ejemplo que busque la celda con la fórmula: =HOY() que devuelve la fecha actual.


Fíjate que hasta ahora hemos hablado de celdas con valores concretos, una celda también puede contener una fórmula calculada a partir de funciones o de otras celdas.


23.2.3. Copias de seguridad.

Podemos activar las copias de seguridad de nuestros libros de trabajo, de la misma manera que con cualquier otro documento de OpenOffice, desde la entrada de menú Herramientas, Opciones. Navega a Cargar/Guardar y haz clic en Crear siempre copia de seguridad.


23.2.4. Protección de nuestras hojas y celdas.

En una hoja de cálculo podemos tener información confidencial o que no queremos que pueda ser editada o visualizada por usuarios no autorizados. Esto se puede realizar previniendo que alguien pueda abrir el documento, en el cuadro de diálogo que aparece al guardar, observa que teníamos una opción Guardar con contraseña. Por favor, no olvides recordar la contraseña.

Para quitarle la contraseña basta con deseleccionar dicho cuadro, desde Archivo, Guardar como.

Ahora bien, si tus datos son “esenciales”, veamos hasta donde podemos llegar con Calc:

Observa que tenemos diferentes opciones:

  • Ocultar todo: las fórmulas y las celdas.

  • Protegido, la opción por defecto, impiden que se modifiquen las celdas.

  • Ocultar formulas e incluso podremos ocultar dicho rango de celdas para la impresión.


23.2.5. Cerrar las hojas y Calc.

Finalmente para cerrar la hoja de cálculo basta con hacer clic en Archivo, Cerrar. Para salir de Calc, haz clic en Archivo, Terminar o utiliza las teclas rápidas Ctrl + Q (Quit).


23.2.6. Buscando ayuda.

Para buscar ayuda, tienes el típico menú de Ayuda, que está bastante completo y es muy útil. Además observa, por ejemplo, en la figura anterior que tienes un botón de Ayuda, este es contextual, es decir, es una ayuda relativa al procedimiento que estás realizando en ese momento, lo que te evita la tediosa tarea de búsqueda de información.

Sin embargo, nunca olvides que tienes también a San Google, ya sabes, “Google es tu amigo”.


23.3. Referencias relativas y absolutas para nuestras hojas de cálculo.

Vamos a explicar estos conceptos creando una tabla de multiplicar.

Creemos una fórmula para E4, el valor de dicha celda será =B3*C4, como muestra la ilustración. Observa el igual “=” que precede a la fórmula, es necesario para que Calc lo interprete como una fórmula y no como un texto o una palabra.

¿Qué ocurrirá si aplicamos el autorrelleno en la celda E4? Observemos que ocurre:

Parece que no funciona. ¿Qué habrá ocurrido? Veamos qué valor tiene una celda al azar, por ejemplo E8.

Pero si tenía que ser B3 * C8. Lo que hace el autorrelleno es también incrementar en las fórmulas las referencias relativas a otras celdas, así iremos obteniendo B4 * C5, B5 * C6, B6 * C7, etc.

Las celdas por defecto están referenciadas relativamente, es decir, aplicándoles el autorrelleno las fórmulas se irán creando en relación a la distancia entre las celdas que forman la fórmula.

Si queremos fijar la referencia a una celda, fila o columna en alguna fórmula hemos de utilizar la referencia absoluta, que se realiza introduciendo el símbolo “$” delante de la fila, columna o en ambas (en este último caso fijaremos la celda).

Apliquemos el concepto de referencia absoluta, el nuevo valor de la celda E4 será:

Fijamos la fila B y la columna 3, con esto la celda B3 se mantendrá siempre fija en la aplicación de autorrelleno.

Si aplicamos ahora el autorrelleno vemos que si funciona.

¿Qué valor nos habrá introducido el programa en la celda E8?

Así es. Nos fijó la celda B3 e incrementó la C hasta la fila 8.

Para terminar nuestra tabla de multiplicar hemos de completar las celdas A5, A6, A7, etc. ¿Cómo hacerlo sin ir celda a celda? Obviamente utilizaremos otra vez el autorrelleno con la referencia absoluta de la celda B3, así el valor de la celda A4 será:

Pues ya está realizada la tabla de multiplicar del tres.

Si deseas realizar la tabla de multiplicar de otro número sólo tienes que cambiar el valor de la celda B3 y ¡voalá¡

23.4. El concepto de rango y fórmula.

Cuando estamos trabajando con hojas de cálculo, frecuentemente hemos de hacer referencia a un conjunto de celdas, fíjate en el siguiente ejemplo:

Si hemos de calcular los gastos del primer trimestre en la celda D7 tendremos que introducir la siguiente fórmula (D7 = B4 + C4 + D4). Ahora bien, existe una forma más sencilla, indicando que sume en vez de celda a celda, el intervalo de celdas que van desde la B4 a la D4.

Para ello introducimos en la barra de fórmulas, en la línea de entrada, la primera celda (B4), dos puntos (“:”) y la última celda (D4) como se indica en la ilustración.

Hemos introducido como fórmula de la celda D7 la función suma con argumento un rango de celdas, desde B4 a D4.

Un rango de celdas es un conjunto de celdas seleccionadas. El rango se define introduciendo la primera celda, el operador “:” y la última celda, si se trata de celdas consecutivas y utilizando el operador “;” si hemos de especificar celdas que no se encuentren consecutivas.

Recuerda que para seleccionar celdas no consecutivas con el ratón has de mantener pulsada la tecla control [CTRL].

Además a los rangos les podemos asignar nombres. Seleccionamos el rango y le cambiaremos el valor en el cuadro de nombres de la barra de fórmulas (a la izquierda de la línea de entrada para las fórmulas) o bien mediante el menú Insertar opción Nombres.

Siguiendo la explicación anterior podemos definir un par de rangos, el primero que se denomine “GastosPrimerTrimestre” y el segundo que se denomine “IngresosPrimerTrimestre”. Quedándonos el valor de la celda D7, D8 y D10 como muestran las siguientes ilustraciones.

Como puedes observar es mucho más intuitivo definir rangos a los cuales les ponemos nombres significativos, que trabajar con la referencia básica de las celdas correspondientes.

Pero hemos mencionado la función suma dentro de la fórmula en la línea de entrada para calcular los valores correspondientes. Veamos detenidamente estos conceptos.



Una fórmula es una ecuación que analiza los datos de la línea de entrada de la barra de fórmulas. Éstos estarán compuestos por el símbolo igual “=”, más operadores (“+”,”-“,”*”,”/”, etc.), operandos, paréntesis (“(“, “)”, por ejemplo “2*(3+7)” ) y funciones.

No debemos olvidar el uso del espaciado, para hacer las fórmulas más legibles, así en el ejemplo anterior podríamos reescribirla con: 2 * ( 3 + 7 ).

Por tanto disponemos de funciones para agilizar el trabajo y que son básicamente formas de manipular los datos para un propósito específico. Las funciones más comunes de la hoja de cálculo se expresan en la siguiente tabla:


Tipo de función

Funciones para realizar cálculos estadísticos y matemáticos: SUMA, POTENCIA, MODA, etc.

Funciones para realizar cálculos lógicos: Y (verdadero si ambos argumentos son verdaderos), O, SI, etc.

Funciones para manipular fechas: ESAÑOBISIESTO, MESES (calcula el número de meses en un periodo determinado), AHORA, etc.

Funciones para realizar cálculos con cadenas de caracteres o textos: CONCATENAR (une varias cadenas), SUSTITUIR, EXTRAER, etc.

Pero qué ocurre si introducimos una fórmula de forma equivocada para una celda. ¿Qué valor nos devolverá la aplicación para esa celda? La respuesta es sencilla, la aplicación nos devolverá un código de error indicándonos que algo ha ido mal. A continuación se exponen los códigos de error más frecuentes:


Error

Mensaje

Explicación

501

Carácter no válido

Un carácter de una fórmula no es válido; por ejemplo, "=1Eq" en lugar de "=1E2".

502

Argumento no válido

Por ejemplo, un número negativo como argumento de la función raíz.

508

Error en los paréntesis

Falta un paréntesis, por ejemplo, si se ha especificado el paréntesis derecho pero nos olvidamos del izquierdo.

509

Falta un operador

Falta un operador; por ejemplo, en "=2(3+4) " falta el operador entre "2" y "(".

En la ayuda de la aplicación, Ayuda, Ayuda de OpenOffice.org, dispones de todos los códigos de error existentes así como una explicación de los mismos.

Pero veamos otro ejemplo, para afianzar todo lo aprendido. Recuerdas nuestro ejemplo inicial, el de la clase con diferentes alumnos, ahora es el momento de crear las fórmulas necesarias.

Las formulas que debes crear son:


23.5. Creando y personalizando nuestros gráficos con Calc.

A la hora de tomar decisiones, hemos de informarnos lo más detalladamente posible sobre el problema a analizar y para ello necesitamos los máximos datos posibles sobre el mismo. En este punto nos solemos encontrar con una abundante documentación sobre el problema y nos resulta difícil ordenar y sintetizar tal cantidad de información.

Para ayudarnos en nuestro cometido aparecen los gráficos que si están bien diseñados, nos ofrecerán toda la información de una manera clara, sintetizarán los resultados y facilitarán su interpretación.

Veamos un ejemplo de una empresa imaginaria, tenemos en una hoja de cálculo el estado actual con los ingresos y gastos.

Observa como hay celdas que se han formado uniendo varias (Ingresos y Gastos de los distintos cuatrimestres), esto se realiza desde el menú Formato, Combinar celdas.

¿Cómo podríamos sintetizar toda esta información para que con un simple vistazo nos hagamos una idea clara de la empresa en cuestión?

Para ello vamos a realizar dos gráficos, uno que nos mostrará información mes a mes sobre los ingresos, gastos y beneficios, y el segundo que nos mostrará la misma información pero agrupada en cuatrimestres.

Un gráfico o diagrama en una hoja de cálculo nos representará de forma clara y concisa los datos incluidos en el rango o rangos seleccionados para el mismo, de tal manera que podamos analizar y sintetizar la información contenida en la hoja de cálculo. ¡Una imagen vale más que mil palabras!

El procedimiento es muy sencillo; basta con indicarle a la aplicación que inserte un gráfico nuevo, menú Insertar opción Gráfico.

El primer paso del asistente es indicar el tipo de gráfico que deseamos.

Observa que tenemos una representación gráfica a la derecha que nos ayudará en nuestra elección.

El segundo paso es especificar el rango de datos de la hoja de cálculo que formarán la base del gráfico.

Haz clic sobre el icono

para definir dicho rango.

Observa que el rango es $A$2::$D$14 y que además hemos definido que la primera fila (la 2, donde están las etiquetas Ingresos, Gastos y Resultados Mensuales) y columna (la A donde están los meses) son etiquetas, además los datos están dispuestos por columnas.

Ahora definimos los rangos para cada serie. Tenemos tres: Ingresos, Gastos y Resultados Mensuales.

Comprobamos por ejemplo que para la serie Ingresos el rango definido es el adecuado. El nombre sería $B$2 y los valores $B$3::$B$14.

Observa las tres series y comprueba que todo es correcto.

Finalmente, definimos los diferentes elementos que configuran la apariencia del gráfico: título, subtítulo, leyenda, cuadriculas, etc. Haz clic en Finalizar cuando hayas acabado.

Observa el resultado final obtenido conforme a nuestras especificaciones.

Sin embargo, imagínate que no es el resultado que más te satisface, vamos a modificarlo.

Haz clic sobre el gráfico y en el menú contextual selecciona Editar.

Ahora con el ratón derecho del ratón puedes modificar el Tipo de gráfico… tal como se muestra en la figura o el Rango de datos…. Además con la opción Propiedades del objeto podemos cambiar los bordes, las fuentes, etc.

Observa en la figura que puedes visualizar si el nuevo tipo de gráfico se adapta a tus necesidades de forma dinámica, antes de hacer clic en Aceptar.

Estos son los resultados que hemos obtenido. Ya disponemos de la información ordenada y sintetizada para poder tomar las decisiones pertinentes.


23.6. Formatos.

Los cálculos son primordiales a la hora de realizar las hojas de cálculo, pero como pudiste apreciar en el apartado anterior, la presentación que se realice de éstos también lo es.

A veces un buen trabajo, en el que hemos invertido bastantes horas no nos ofrece los resultados que esperábamos ya que éste no tenía un buen formato y no ha captado suficientemente la atención de los posibles destinatarios. Sólo tienes que pensar en la cantidad de anuncios que se emiten en televisión al día y cuales son los que recuerdas y te llaman la atención.

En este apartado aprenderemos a darle formato a nuestras hojas de cálculo, así podremos cambiarle el fondo, tamaño, color de letra, dividir o unir celdas, etc.

Lo primero que hemos de tener en cuenta a la hora de introducir información en las celdas, es que éstas por defecto ya tienen aplicado algún formato y nos presentan los datos que introducimos mediante este formato. Por defecto el formato que tienen todas las celdas es el estándar. A continuación se expone una tabla con los distintos formatos de celdas que dispone Calc.


Formato de celda


Para cada tipo de formato de celda, Calc nos ofrece una amplia gama de posibilidades.

Por ejemplo, para el numérico podemos elegir cuantos decimales queremos que se nos muestren en las celdas. Para el formato moneda, seleccionaremos con que tipo de moneda estamos trabajando: euros, dólares, etc.

En la siguiente figura se muestra las opciones de formato de celdas, se encuentra en el menú Formato, opción Celdas. Podemos cambiar el formato de celdas dependiendo de su categoría, también podemos cambiar la fuente, los efectos de la fuente (subrayado, color, relieve), la alineación, el borde, etc.

Numérico: 12, 1.24 (dos decimales, el punto separa los decimales).

Porcentaje: 12% (sin decimales, con el signo del porcentaje), 7,95% (dos decimales).

Moneda: 1.234€ (observa el signo del euro)

Fecha: 31/12/99, 31 de dic de 99

Hora: 1:32:46; 01:32 PM (PM significa a partir de las 12 del mediodía)

Ciencia: 7,5E+3 (equivale a 7,5 * 103).

Fracción: 12 1/2 (sería 12,5), 12 3/4 (significa 12,75).

Lógico: VERDADERO

Texto: @,Hola

Definido por el usuario

Veamos por ejemplo como podemos escribir fechas y números en notación científica. Para introducir la fecha del 3 de enero del 2007, escribe 3/1/2007. Si escribes 7,5E3 obtendrás 7.500.

Vamos a darle el formato adecuado a nuestra hoja de cálculo alumnos. Lo primero es cambiar el tamaño de la cabecera Alumnos 1 ESI, hacemos clic en Formato, Celda, en la pestaña Fuente y cambiamos el tamaño de la fuente, por ejemplo a 26, puedes también cambiar el color en la pestaña Efectos de fuente. Como consecuencia del mayor tamaño de la cabecera, esta celda (A1) debe unirse a las celdas contiguas, selecciónalas y haz clic en Formato, Combinar Celda.

Ahora seleccionamos el rango de los alumnos y le damos un borde de acuerdo a nuestras preferencias, observa que podemos elegir el estilo, grosor y color de la línea.

También estaría bien incluir la fecha actual, la introducimos con la función HOY(), le cambiamos el formato con Formato, Celdas, pestaña Números. Observa el resultado final:

Suele ser usual que el grosor de la primera fila (la que incluye el Nombre, Primer apellido, etc.) sea mayor que el resto. Además observa: 1er trimestre, 3er trimestre. Esto se obtiene seleccionando la cadena “er” y desde Formato, Carácter, en la pestaña Posición de Fuente, elegir Superíndice.

Te habrás fijado que no existen las líneas de división entre las celdas, ¿Cómo lo hemos conseguido?

Esta opción no se encuentra en el menú formato sino, en el menú Herramientas, opción Opciones.

Para dar formato a la tabla, podríamos haber utilizado uno de los predeterminados, selecciona las celdas y ve al menú Formato, la opción Formato automático.

Todavía vamos a dar una gira de cuerda más, vamos a resaltar a los alumnos que no hayan aprobado el examen, destacaremos sus celdas con la nota obtenida en verde con un fondo rojo.

Para poder realizar esta operación hemos de definir un formato condicional para las celdas. Haz clic en el menú Formato opción Formato condicional.

Como se aprecia en la ilustración si el valor de la celda es menor que 5 se le aplicará el formato “Resultado”.

Pero, ¿Qué formato es ése? Para editar el estilo del formato resultado o cualquier otro, tendremos que irnos a menú Formato opción Estilo y formato o utilizando la tecla rápida F11.

Una vez aquí podremos editar el estilo que queramos, en nuestro caso el estilo Resultado.

Lo seleccionamos y hacemos clic en la opción Modificar… tal como se muestra en la figura.

En la ilustración inferior, se muestra la pantalla en la que vamos a modificar dicho estilo.

Ahora podemos cambiar el fondo de la celda (selecciona la pestaña Fondo, por ejemplo rojo), el color de la fuente y el subrayado (lo definimos en la pestaña Efecto de fuente, observa la ilustración), el estilo y el tamaño de la fuente, el borde (en la pestaña Borde podríamos definir que el borde de estas celdas tenga un grosor distinto), etc.

Observa en la ilustración el resultado obtenido, obviamente es un poco exagerado, ya que sólo pretende mostrar las posibilidades de la herramienta.

Otra opción disponible es cambiar la imagen de fondo de la hoja de cálculo desde Formato, Página, pestaña Fondo.

Selecciona y vincula la imagen deseada. Luego para visualizar el resultado final: Archivo, Vista previa en el navegador.


23.7. Funciones.

Como puedes deducir a estas alturas del capítulo, las funciones son el pilar básico para la creación de nuestras hojas de cálculo, pero ¿cuáles son las funciones de Calc y cómo utilizarlas correctamente en nuestras fórmulas?

La primera parte de la pregunta la contestaremos a lo largo de los siguientes epígrafes. Respecto a la segunda, si queremos introducir una función en una fórmula para calcular el valor de una celda, disponemos de tres opciones:

Sea cual sea la opción elegida, se presentará la siguiente pantalla, en la que hemos de distinguir:

Para seleccionar los parámetros, haz clic en el botón:

Para cada función que utilicemos tendremos que introducir los datos o parámetros de la misma.

Estos valores corresponderán con las referencias de las celdas, ya sean absolutas o relativas.

Una vez introducidos los parámetros oportunos pulsamos el botón Aceptar y obtendremos el resultado deseado en la celda.


23.7.1. Funciones estadísticas.

Las funciones de las que dispone Calc, se encuentran agrupadas en categorías. A continuación se expondrán las que se utilizan con más frecuencia.

Empezaremos por las de la categoría estadística. Si deseas profundizar más sobre alguna función Calc dispone de una ayuda muy actualizada y completa. Puedes consultarla en el menú Ayuda o simplemente pulsando sobre la tecla F1.


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

CONTAR

CONTARA

CONTAR(valor1;valor2;....)

CONTARA(Valor1;Valor2...)

Cuenta el nº de argumentos pasados a la función.

Veamos un ejemplo. Imagina que deseas saber cuantos empleados dispones en tu empresa y tienes una lista con todos los nombres de éstos. Utilizaremos la función Contara, ya que ésta sirve para las celdas en formato texto, veámoslo:

Observa como hemos pasado a la función contara como parámetro el rango A2:A6.

Una variante es CONTAR.SI cuenta los argumentos que cumplen una condición determinada, por ejemplo CONTAR.SI(G6:G13;">=5") cuenta los aprobados en el examen final de nuestro ejemplo.


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

Media.Acotada

Media.armo

Media.geom

media.acotada(datos;alfa)

media.armo(Valor1;Valor2...)

Media.geom(Valor1;Valor2...)

Devuelven la media acotada, aritmética y geométrica de un conjunto de valores.

Observa el siguiente ejemplo: Dado un conjunto de valores que representan la nota de los alumnos de 2º de bachiller sobre una asignatura anual, nos piden que realicemos un análisis en el que aparezca:

Veamos el ejemplo:

Cálculo de la media armónica:

Obtención de la media geométrica:

Cálculo de la media acotada:


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

CUARTIL

Cuartil(Datos;Cuartil)

Devuelve el cuartil 1, 2, 3, 4 de un conjunto de datos. Por debajo del primer cuartil se encuentra el 25% de los datos, del segundo el 50% (este cuartil es la mediana) y del tercero el 75%.

Así en el supuesto anterior si deseamos saber el 1º y el 2º cuartil, tendríamos que realizar:

Cálculo del primer cuartil:

Obtención del segundo cuartil:

Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción


PROMEDIO

MEDIANA

MODA

Promedio(número1;número2...)

Mediana(número1;número2 ....)

Moda (número1;número2 .....)

Devuelven el promedio (la media), la mediana y la moda (valor más frecuente de una distribución).


MÁX

MÍN

MÁX(número1;número2....)

MÍN(número1;número2....)

Devuelven el máximo y el mínimo de un conjunto de valores.


El promedio de la serie de números 23, 24, 12, 25, 12, 23, 23, 12, 11, 12, 12, 24 es 17,75, su mediana es 17,5 y la moda es 12, pues este valor se repite 4 veces. El máximo sería 25 y el mínimo 11. Pruébalo introduciendo dichos valores en la primera fila, es decir 23, sería A1; 24, B1; 12, C1, etc. Luego en A2 escribe la fórmula que prefieras, por ejemplo =MODA(A1:L1).


23.7.2. Funciones matemáticas.

Otro apartado importante son las funciones matemáticas y aunque ya hemos manejado algunas como sumar, restar, multiplicar, etc. vamos a profundizar un poco más.


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

ABS

ALEATORIO

ALEATORIO.ENTRE


ESPAR


ESIMPAR

ABS(Número)

ALEATORIO()

ALEATORIO.ENTRE(menor,mayor)

ESPAR(Número)


ESIMPAR(Número)

Devuelve el valor absoluto de un número.

Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.

Devuelve un número aleatorio entre los valores menor y mayor.

Devuelve VERDADERO si el número es par, FALSO en caso contrario.

Devuelve VERDADERO si el número es impar, FALSO en caso contrario.

Vamos a generar un conjunto de valores aleatorios. Luego calcularemos su valor absoluto y preguntaremos si son pares o impares.

Observa el detalle de la obtención de números aleatorios con el rango (-100 y 100).

Primero calculamos el valor absoluto:

Preguntamos que números son pares:

Finalmente, queremos saber que números son impares:


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

CONVERTIR

CONVERTIR (Valor; Texto; Texto)

Convierte unidades monetarias.

Supón que tienes que realizar un estudio sobre el impacto del euro en una lista de países que te han proporcionado; para ello sería interesante ponderar el valor del euro respecto a las diferentes monedas nacionales.

Para realizar la conversión, indicas en valor el número de unidades monetarias (en este caso 1) y el segundo argumento es la moneda a convertir (en este caso, euros). El tercero indica a qué moneda deseas convertir.

Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

SENO

COS

TAN

SENO(Número)

COS(Número)

TAN(Número)

Devuelve el seno del ángulo especificado.

Devuelve el coseno del ángulo especificado.

Devuelve la tangente del ángulo especificado.

ENTERO

FACT

ENTERO(Número)

FACT(Número)

Redondea un número eliminando decimales.

Devuelve el factorial de un número, n!=n*(n-1)*(n-2)*…1.

Observa en la figura superior las funciones seno, coseno y tangente. Escribe en cualquier celda =SENO(2*PI()), =COS(2*PI), =TAN(2*PI) y obtendrás 0, 1 y 0 respectivamente.


Ten cuidado Calc, también se equivoca, si calculamos la tangente de PI/2 con =TAN(PI()/2) devuelve 1,63E+016, que es un número muy grande, pero debería devolver indefinido.

Dada una serie de números aleatorios, veamos cómo podemos obtener la parte entera y el factorial.

Así se obtiene la parte entera de un número:

Cálculo del factorial:

Observa que el factorial devuelve muchos números en notación científica, esto se debe a que los números son muy grandes.

Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

POTENCIA

Potencia(Número; potencia)

Devuelve el resultado de elevar el número a una potencia: Númeropotencia.

RAÍZ

Raíz(Número)

Devuelve la raíz cuadrada de un número:.

SUMA

Suma(Número1;...;NúmeroX)

Devuelve la suma de los números: Número1+….+NúmeroX.

Máximo común divisor

Mínimo común múltiplo

PI

M.C.D( Número1;...;NúmeroX)


M.C.M(Número1;...;NúmeroX)


PI()

Devuelve el máximo común divisor de dos o más enteros.

Devuelve el mínimo común múltiplo de dos o más enteros.

Devuelve el valor PI (3.1416…).

Así, por ejemplo si tecleas =M.C.D(12;40;16), obtendrás 4=22, pues 12=22*3, 40=23*5 y 16=24. Ten mucho cuidado al escribirlo, observa que a la M y la C le sigue un punto, pero no a la D. Teclea =M.C.M(12;40;16) y obtendrás 240 = 24*3*5.

Prueba también a escribir =POTENCIA(2;4), devuelve 16, pues 16=24 y =RAÍZ(4), devuelve 2.


Ten cuidado con la tilde en raíz, la i lleva tilde si no la escribes te devolverá un error como el siguiente: #NOMBRE? Es fácil entender que nos confirma que no reconoce esa función. Si escribes raíz(-1) devuelve, ERR:502, que significa que el argumento no es válido.

Recuerda que la raíz sólo tiene sentido para números positivos.

Fíjate en la función raíz dibujada con gnuplot.


23.7.3. Funciones de texto.

Las funciones de texto nos permiten trabajar en las hojas de cálculo con los datos en modo texto y convertir números entre diferentes sistemas de numeración, por ejemplo =ÁRABE(“MMVII”) devuelve 2007, que es el valor del número romano MMVII. ROMANO sería la función inversa al anterior =ROMANO(2007) devuelve MMVII. Podemos además pasar textos a mayúsculas o minúsculas, concatenar textos, etc.


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

BASE

BASE(Número; base; longitud mínima)

Convierte un número a otra representación en el sistema de numeración especificado por la base que indiquemos.

Supongamos que deseamos realizar un convertidor de sistemas de numeración, para lo cual deseamos que convierta a hexadecimal, octal y binario cualquier número decimal que introduzcamos.

Fíjate en el resultado final obtenido.

Recuerda utilizar el autorelleno para escribir los números del 1 al 16 así como las conversiones.

La conversión a hexadecimal, recuerda el sistema de numeración base 16 (1,2,…9,A,…F), se haría de la siguiente manera:

Para convertir a base octal (1,…7), escribimos en el segundo argumento un 8:

Finalmente para convertir a binario, base 2 (0,1):

Ten en cuenta que 15=81+7 (de ahí que en base octal sea 17)=24+23+22+1 (en base binario, 1111).

Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

MINUSC

MAYÚSC

TEXTO


VALOR

MINUSC(Texto)

MAYÚSC(Texto)

TEXTO(Número; formato)


VALOR(Texto)

Convierte el texto a minúsculas.

Convierte el texto a mayúsculas.

Convierte un número en texto según el formato especificado.

Convierte un texto en un número.

Veamos un ejemplo de utilización de estas funciones:

Observa que en el ejemplo anterior en algunas celdas se han producido errores. La aplicación nos está informando de que no puede realizar la función que deseamos sobre las celdas seleccionadas. Esto es debido al contenido de dichas celdas ya que por ejemplo no tiene ningún sentido convertir a número el texto “hola”. Recuerda que el código 502 informa de un argumento pasado a una función no válido.

En la segunda columna vamos a convertir dicho texto a minúsculas.

En la tercera, lo transformamos a mayúsculas:

La conversión a valor numérico sería así:

Finalmente convertimos de nuevo a texto:


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción


ENCONTRAR

ENCONTRAR (Texto buscado; Texto; posición inicial)

Devuelve la posición de un segmento de texto o subcadena dentro de una cadena de caracteres, comenzando en posición inicial.


DERECHA

DERECHA

(Texto; Número de caracteres)

Devuelve tantos caracteres a la derecha de una cadena de texto como indique “Número de caracteres”.


IZQUIERDA

IZQUIERDA

(Texto; Número de caracteres)

Devuelve tantos caracteres a la izquierda de una cadena de texto como indique “Número de caracteres”.


LARGO

LARGO(Texto)

Devuelve la longitud de texto.

Veamos otro ejemplo. Vamos a separar nombres en nombres y primer apellido.

Primero buscamos la posición del espacio en blanco en los nombres completos:

Calculamos la longitud del texto:

Ahora extraemos el nombre:

Finalmente obtenemos el primer apellido:


23.7.4. Funciones lógicas.

Las funciones lógicas, aunque son pocas, tienen gran utilidad ya que son ampliamente utilizadas, típicamente para imponer condiciones sobre los datos.


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

FALSO

VERDADERO

NO

O


Y


SI

FALSO()

VERDADERO()

NO(Valor lógico)

O(Valor lógico1;Valor lógico 2..)


Y(Valor lógico1;Valor lógico2...)


SI(Prueba;Valor_si_verdadero; Valor_si_falso)

Devuelve el valor falso.

Devuelve el valor verdadero.

Invierte el valor lógico.

Devuelve verdadero si al menos uno de los argumentos es verdadero.

Devuelve verdadero si todos sus argumentos son verdaderos.

Según sea la prueba lógica, devolverá el valor verdadero o el falso.

Así por ejemplo =O(1<3;1>5;2<4) devuelve VERDADERO pues por ejemplo 1<3 es cierto, sin embargo, =Y(1<3;1>5;2<4) devuelve FALSO, pues si bien dos de las condiciones son ciertas, una es falsa 1>5.



A veces encontrarás que tecleas bien una función y te devuelve ####, esto significa que no tiene suficiente espacio en la celda para escribir el resultado. En tal caso haz un clic sostenido en la fila o columna correspondiente y ensánchala.

Para comprobar la funcionalidad de la función SI, hagamos nosotros mismos la función que devuelve el valor absoluto de un número, escribe en A1 el valor que quieras, y en A2 teclea =SI(A1>0;A1;-A1).

Imagínate el ejemplo de las notas, si en A1 tenemos una nota, en A2 podríamos escribir =SI(A1<5;”SUSPENSO”;”APROBADO”), devuelve suspenso si la nota es menor que 5 y aprobado si es mayor o igual a 5. Como verás más adelante, podemos mejorar este ejemplo, pero precisaremos anidar funciones.


23.7.5. Funciones de fecha y hora.

Sin entrar en un estudio exhaustivo que se sale del alcance de esta obra, te mostramos en la siguiente tabla las funciones más importantes. Véase el ejemplo de todas estas funciones para el día 29 de noviembre de 2007 a las 11 menos 5. Escribe en A1, =AHORA(), las siguientes columnas serían =AÑO(A1), =MES(A1), etc.


Nombre de la función/es

Sintaxis

Descripción

Ejemplo

AHORA

AÑO

MES

DÍA

HORA

MINUTO

AHORA()

AÑO(Valor);

MES(Valor);

DÍA(Valor);

HORA(Valor);

MINUTO(Valor);

Devuelve la fecha y hora del sistema.

Devuelve el año para un valor dado.

Devuelve el mes para un valor dado.

Devuelve el día para un valor dado.

Devuelve la hora para un valor dado.

Devuelve el minuto para un valor dado.

29/11/07 10:55

2007

11

29 (Ojo: tilde)

10

55

Si quieres saber qué viejo eres “en días” escribe =DÍAS(AHORA();“18/12/2002”), donde debes sustituir 18/12/2002 por tu fecha de cumpleaños.


23.7.6. Otras funciones.

En los apartados anteriores se han descrito las funciones de uso más habitual en las hojas de cálculo. A medida que utilices la aplicación descubrirás que existen una amplia variedad de funciones, que cubren casi todos los aspectos: Finanzas, Cálculo Matricial, Bases de datos, Información, etc. Así por ejemplo FRECUENCIA calcula la distribución en frecuencia de una columna determinada, MDETERM el determinante de una matriz, ESBLANCO si una celda está vacía, etc.

Si deseas profundizar no olvides que dispones de la ayuda, la cual explica claramente el funcionamiento de todas las funciones. Para acceder a ella basta con pulsar en el menú Ayuda la opción Ayuda del OpenOffice o simplemente pulsar sobre la tecla F1.


23.7.7. Anidando fórmulas.

El siguiente ejemplo nos muestra claramente el anidamiento de funciones dentro de las fórmulas. Observa como simplemente hemos de anidar sucesivamente la función lógica SI para todas las posibilidades existentes.

Para el cálculo de la nota, basta con teclear si la nota que se encuentra en la celda B2 es menor que 2, el resultado es MUY DEFICIENTE, en otro caso, tenemos una nueva fórmula. Esta volvería a ser, si B2 es menor que 5 (B2<5), devolveríamos SUSPENSO, en otro caso una nueva función lógica SI.

23.7.8. Aprendiendo la sintaxis.

Como has podido comprobar para utilizar las distintas funciones disponibles puedes utilizar el asistente, que te facilitará bastante el trabajo. La fórmula final tendrá la función con los argumentos entre paréntesis separados por puntos y comas. Podemos anidar funciones y aún más podemos crear nuestras propias funciones. La sintaxis sería =función(arg1;arg2;…;argn).

Para crear una función, empecemos creando una macro desde: Herramientas, Macros, Organizar Macros, OpenOffice.org Basic… Ahora haz clic en Editar.

Escribamos el primer trozo de código, un cuadro de diálogo con el típico Hola Mundo Libre.

Haz clic en el botón para ejecutar la macro.

Podemos también crear funciones de usuario. En el caso de la figura inferior, creamos la función areaCuadrado que devuelve el área del cuadrado cuyo lado se le pasa como argumento.

La llamada a esta función es idéntica a cualquier función definida en OpenOffice.